生命要浪費在美好的事物上 – 如何善用程序開個有效的會議

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我的反骨精神是在國中培養起來的,國中編班時我們是所謂人情班,就是把一些有關係的小屁孩都集中在一起,班上有一堆醫生跟學校老師的小孩。用意是說要好好栽培考高中,導師也是明星導師,最高紀錄是一班五十多人有一半的人上建中。但可惜帶到我們班是創下他人生最低的升學紀錄。

我們班第一次闖出名號,是訓導主任去學校旁邊的電動玩具店抓人,去逮了15個,結果11個是我們班上的人(包含小弟我),氣到我們班導臉沒地方擺,回到班上一頓好打不說,整群人還跪著上了整個禮拜的課。

話說國二上開學要選幹部,班上就密謀選最皮、成績最差的當班長,要搞制度內的革命,把整個幹部群翻轉一下。可惜在最後一刻被班導發現我們的詭計(抓耙仔出現?!),跑進來押陣,把原本無記名的紙本投票變成舉手表決。在老師的曉以大義威脅下,原本的革命幹部一一落馬。這是我第一次體認到原來改變程序可以改變結果

從小開的週會大都被拿去上數學課要不就是自修。關於開會這件事,印象中就是由主席主導,大家評論一陣,然後投票表決。而小時候週會的記憶,對開會的印象除了有主席,有會議記錄,只剩下幾個虛無縹緲的名詞如:少數服從多數、臨時動議、附議等等。

最近看了羅輯思維的開會是個技術活視頻後,就去買了可操作的民主:羅伯特議事規則下鄉全紀錄這本書,內容是如何把用英美發展了幾百年的開會規則導入自治組織。本書顛覆了我對開會的認知,以下幾點特別震撼:

  1. 主席只管程序,不管議題:要讓正反雙方有表達意見,讓眾人的想法衝撞,整合。讓大家想法交流後,提出表決。主席要保持中立,不可以透露對動議的偏好,表決時也要最後表態。如果要對某議題發言,要把主席職務暫時交給別人代理。
  2. 所有議題都要是動議(Motion):動議這詞很有趣,就是要從現狀做改變。也就是具體的行動方案,要包含目標和人事時地物。不完善沒關係,提出來後讓大家一起讓他完善。如不是動議就不討論,當然也就不會通過。舉例:讓台灣更好,這是動議嗎?
  3. 不要質疑提案動機((Intention):人都會有利己的動機,只需要討論這議案對組織整體的好壞是什麼,不要浪費時間質疑動機或意圖。
  4. 要有人附議(Second)才會討論此動議:附議不代表讚成,只是表示願意討論這個動議。沒人附議自然就也不會通過。
  5. 限制每個人同議題發言次數和時間:一般是每人限制發言兩次,每次兩分鐘。可以看團隊要不要修改。
  6. 發言時要先表態:支持動議,反對動議,或是修改動議。先提出讓大家知道立場,免得說了一堆,時間到了還不知道要表達什麼。重點是要說支持或反對議案,不是支持或反對誰,對事不對人。
  7. 讚成票多過反對票才能通過:不談少數服從多數,是支持次議案的人多過反對的人就通過。至於票數相同呢?既然沒比較多也是算不通過,所以參加會議人數不用強求奇數。
  8. 棄權代表兩個都可以:用棄權來表示不同意或抗議是錯誤的做法。棄權就是代表我覺得讚成不讚成都一樣。舉個極端的例子,如10個人開會,一個讚成,沒人反對,九個棄權,還是算議案通過。因為議案通過的條件只·需讚成票多過反對票。

而Yves覺得這套方法在自治團體(社團、議會)可以發展的很好,因為這類團體的特性就是都是自發性的,純靠觀念結合在一起,成員不分大小,目的要取得最大的共識,讓大家心甘情願去執行。

但在公司類的組織應該要做一些修改,因為公司裡面的責任義務并不是人人等值。一般公司裡的會議如增加以下規則會更符合組織特性:

  1. 主管保留否決權:應該要謹慎且只在關鍵議題上使用。單純是個剎車皮的作用。
  2. 給主管或資深同仁票數較多票數:負起較大責任應該要有多一點的影響力,如主管算兩票等等。但如給太多票就失去凝聚大家智慧和共識的意義了。

最後,分享書中袁天鵬說的:組織化(成立公司,社團)的代價是,你把一個人拉進來,儘管一開始時你主導把人拉進來的,進來之後,就要接受他們跟你的不一樣,就要接受這組織不是你一個人說了算,你的理想就要跟別人妥協!

之後有空再聊Scrum或敏捷組織中該如何開會。

圖片來源:http://www.suggestkeyword.com/RnVubnkgVGVhbSBNZWV0aW5n/

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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