十分鐘活用專案管理01 – 基礎入門 Projects Management Introduction

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(English version published on T.8YTES)

十年前挺熱門的Project Management Professional (PMP) 證照現在越來越少聽人提起了,但看到越來越多的Certified Scrum Master (CSM) 課程,擔心CSM又要像PMP一樣被搞爛了,而且CSM考試又比PMP簡單許多連零頭都不到。希望不要過兩年,市場上又會多一批說的一口好Scrum的Scrum Master了,看起來Teddy說的政府幫倒忙已經在發生中了(嘆)。

因為PMP著重在工具跟流程,有不少人朝PMP丟石頭,想說都Agile了還要PMP幹嘛。但敏捷宣言是說個人與互動 重於 流程與工具,可不是說只要個人與互動 不需要流程與工具啊。

雖然說Agile倡導的是做產品(Product),不要做專案(Project)。但不可避免的很多時候還是要碰到專案,所以PMP裡面的內容還是很有價值。並且敏捷開發中把很多前Project Manager的職能都轉移到團隊身上,變成團隊成員對專案管理都要有所理解。

另外敏捷只談心法內功和框架,外功還是要靠其他課程如PMP補足。且PMP談的工具都可以跨領域應用,有些放到敏捷開發也是很有用。建議有五年以上工作經驗的朋友可以去看看,會有另一番體悟,而且現在退流行了比較便宜。

什麼叫專案

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result。專案就是用暫時努力來創造出一項獨特的產品,服務或結果。

專案要符合兩個特性,第一是暫時性,代表沒有明確開始或結束的就不叫專案。第二是獨特性,如果過程或產出跟其他差不多也不叫專案。

如果不叫專案要叫什麼呢?通常我們會稱作為營運(Operations),就是只要重複做,一般企業裡大部分的事務都是屬於營運。

舉例來說,下列哪些符合專案的定義?

  1. 我要去香港玩
  2. 我今年要去香港玩
  3. 我今年要去香港自由行,是我第一次去
  4. 我今年要去香港自由行,行程會跟上次一樣
  5. 我下禮拜要帶團去香港,同樣的團已經帶5次了

1不是專案,因沒有明確開始跟結束的時間。
2可能是專案,有明確時間(現在起到年底),獨不獨特無法判斷,要更多資訊。
3是專案,有明確時間,有獨特性。
4不是專案,有明I確時間,但沒有獨特性(把去年行程拿起來照跑就好,雖然會遇到不同的人,但差異不大)。
5不是專案,很明顯的是導遊,對他來說獨特性非常低,直接歸類在營運了。

現實生活中,不太有可能每次都一樣的事情,所以只要差異不大,我們都會歸類與營運。

專案管理的架構

專案管理最小的單位是流程(Process),每個流程有自己的輸入資訊(Input)、工具和技巧(Tools & Technique)、與產出資訊(Output)。

Input就是食物,Tool & Technique 就是母雞,Output就是雞蛋。就算食物(Input)都一樣,但因為每隻母雞的體質不同(對工具和技巧的使用和理解),而生出來的蛋(Output)也會差很多。

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以下範例就是成本估算流程。

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不要被嚇到了,其實現實生活中真正會應用的只有一小部分,不用特別記。其他有需要在翻書就好,我們在這個系列中也不會談到流程細節。

為了便於理解和記憶,在PMBOK(PM聖經,Project Management Body of Knowledge)中,先把Process按照專案進行的時間順序分為五大流程群,如起始、規劃、執行等。

然後有把相近知識內容的Process分類到九大知識領域,如時間管理、成本管理、人力資源管理等。

換句話說,要查任何一個流程都可以從時間軸(五大流程群)來查,也可以從知識分類(九大知識領域)來找。

常用工具

1. 專案管理金三角(CSSQ Project Management Triangle)

談專案,只要把Cost,Scope,Schedule,和Quality的範圍大概找出了,就八九不離十了。

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2. 利害關係人管理

誰會對專案造成影響,可以看看十分鐘搞懂專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders

3. 組織影響分析

同樣的人,同樣的事,在不同的組織會有不同的反應,請參考十分鐘搞懂專案管理03 – 組織影響力 Organizational Influences

常見迷思

1. 考過PMP就會管專案

跟TOEIC一樣,很多PMP班都是教考試猜題。TOEIC 990就可以把到洋妞嗎?PMP要求考試的人要有幾年專案管理經驗是有道理的,沒經驗的人也可以考過,但缺乏實務體驗只能紙上談兵。

2. PMBOK裡的東西太理論不實用

PMBOK照搬是不能用的(近百個流程怎麼可能都做),身為專案管理者,要按照專案特性和時空環境的考量,選擇合適的流程和工具使用。就像母雞,有些母雞吃飼料下蛋,有些母雞吃飼料只會下雞屎。平平都是讀一樣的書,為什麼會有差異呢?重點還是在應用的人的經驗和理解啊。

圖片出處:

https://projectpenguindotorg.wordpress.com/page/4/
http://wagenradsforum.forumotion.com/t2-input-putput-output
http://agilebench.com/blog/the-surprising-thing-about-quality-in-agile-projects
PMBOK


十分鐘活用專案管理系列

經由這個系列,在短短十分鐘等泡麵煮開的時間,輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧,你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。

01 – 基礎入門 Projects Management Introduction

02 – 利害關係人 Stakeholders

03 – 組織影響力 Organizational Influences

04 – 五大流程群組 Process Groups

05 – 九大知識領域 Knowledge Areas

06 – 整合管理 Integration Management

07 – 範圍管理 Scope Management

08 – 時間管理 Time Management

09 – 成本管理 Cost Management

10 – 品質管理 Quality Management

11 – 人力資源管理 Human Resource Management

12 – 溝通管理 Communication Management

13 – 風險管理 Risk Management

14 – 供應與採購管理 Procurement Management

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

3 thoughts on “十分鐘活用專案管理01 – 基礎入門 Projects Management Introduction”

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