十分鐘活用專案管理03 – 組織影響力 Organizational Influences

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隔壁鄰居老陳家跟小林家都安排了今年要環島家族旅遊,兩家的人數都是8個人,天數都預定一個禮拜,也都安排了20萬的預算?他們的行程跟結果會一樣嗎?

在跑專案時,就算團隊經驗能力、時程、預算都差不多,結果也可能天差地遠。而造成差異最主要的原因就是組織的影響。橘逾淮而為枳的故事充分說明周遭環境對事物的影響,而專案的生長環境,就是組織。

分析組織的影響力時,有幾個重點可以觀察,分別是組織架構、權力關係、和組織文化。

組織架構

組織架構就是看看團隊的成員和關係,比如

  • 老陳家旅行成員
    • 祖父母共四位
    • 老陳夫婦兩位
    • 讀小學的小孩兩位
  • 小林家旅行成員
    • 小林夫婦兩位
    • 小林弟弟夫婦兩位
    • 讀國中的青少年四位

觀察成員的組成和年紀,就可以大概猜到行程的安排。如老陳家就會是以看景點為主,減少走路,行程早睡早起。而小林家就會偏與比較花體力,甚至露營的行程。

看組織圖時,功能分類、人數、向誰報告(Reporting Line)都是觀察重點。而看專案是由組織圖的哪裡發起的,也可以猜到專案的偏向、重要性跟擁有的資源。

下圖則是傳統的組織圖,有看出誰要跟兩個老闆報告嗎?在組織行為學中,一個人有兩個以上往上的Reporting Line都是大忌。代表的是會有權責不分跟目標衝突的風險。

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權力關係

權力關係除了看Reporting Line,還要觀察隱藏的權力關係。很多權力關係是看不出來的,如三十年前跟老闆著起家的老員工、跟董事長眉來眼去的總機小妹、喜歡到處串門子的打掃阿姨,都擁有在組織圖上看不出來的權力。

如老陳家雖然爺爺奶奶多,但也可能因為疼愛孫子,結果行程都跑小人國、六福村、劍湖山等比較受小朋友喜愛的地方。

權力關係決定了專案受到關注的程度、可以享受到的資源、由誰來主導專案、和專案的利害關係人有誰。

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功能導向的組織,按照專業分部門,功能部門主管有絕對的主導權。
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專案導向的組織,不同的專業人員編組到同個部門,專案經理有絕對的主導權
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平衡型的組織,團隊成員需同時對Project Manager和功能部門主管報告。

組織文化

老陳家喜歡吃美食,小林家要求住的品質,他們的偏好就會影響專案把錢花在哪些地方。

組織文化就是成員共通的價值觀、習慣、信仰、和預期,而組織文化不但影響專案偏向,還有專案成敗。如在一個保守怕犯錯的組織,要推行敏捷困難度一定比新創公司高。

以下是比較常見衡量組織文化的方法,都是極端,大部分組織都是在中間分佈,可以觀察偏哪一邊。

  1. 工作是為了吃飯 / 工作是為了服務社會
  2. 老闆說了算 / 大家要有共識
  3. 犯錯是學習最好的方式 / 犯錯就該死
  4. 就是要騙客戶錢 / 服務的好客戶自然會付錢
  5. 能力就是一切 / 有關係就沒關係
  6. 主管是為了幫助員工 / 主管就有特權魚肉鄉民
  7. 獲利要靠降低成本 / 獲利要靠創造價值

常用工具

1. 組織圖

要了解組織,第一步先研究正式的組織圖,并學習怎麼看組織團

2. 聊天聚餐

要了解隱藏的權力關係跟組織文化,從聊天跟聚餐中觀察是最好的方法。

3. 利害關係人分析

知道權力關係後,要按照他們重要性分別管理。可以參考十分鐘搞懂專案管理系列02 – 利害關係人 Stakeholders

常見迷思

1.平衡型的組織架構是最好的

組織架構沒有好壞,只要能最大化帶給客戶價值就是好的架構。而平衡型在很多時候會帶來團隊成員的混亂,因兩個老闆(部門主管和專案經理)常常會因理念不同,而有不同的優先順序和目標。

2. 組織文化爛透了

組織文化沒有好壞,文化就是慣例跟習慣的產物,能存活到今天搞不好就是靠著文化,不能活下去的文化再多人喜歡都沒有用。但這不代表依靠同樣的文化可以一直生存下去,所以要接受目前文化,但要隨環境改變成更適合存活的文化。

延伸閱讀

Ouchi’s Control Mechanisms 說明了組織中市場系統、官僚系統和部落系統的不同和應用。

圖片來源

http://www.helloericritter.com/leadership/funny-organizational-charts-infographic/

http://www.photolabels.co/home/773811/corporate-organization-chart-2/

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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