十分鐘活用專案管理08 – 時間管理 Time Management

why-god-why

”神啊,請給我多一點時間吧!!!“ 是每個專案經理都會發出哀嚎。

很不幸的,專案管理聖經PMBOK中的時間管理并不會幫我們多生出點時間。

專案時間管理跟一般日常的時間管理有點區別,一般的時間管理講究的是優先順序和輕重緩急,這些在專案中這是由整合管理來處理。而專案中的時間管理,討論的是如何在既定的時間內完成專案,例如找出需要做的活動,將活動排程,管理時程等等。

一個稱職的專案經理(PM)在盡力安排但進度沒辦法趕上時,應該要參照專案管理金三角(CSSQ),去協調并嘗試改變範圍(Scope)、成本(Cost)、或爭取充裕的時間(Schedule)。

而在敏捷專案管理中,是把時間這最重要的資源(沒人可以創造時間)保持不變(Time Boxed),進而把範圍(Scope)當做最具有彈性的變項,在固定的時間內爭取產出最大的價值。

如果我們把小明的一生當做一個專案,用時間管理來分析玩玩。小明是個很有遠見的小孩,所以他五歲就決定把自己的人生大事列出來,以下是他列的人生大事:

讀小學,讀中學,讀大學,工作,創業,退休,結婚,交女朋友,生小孩,養小孩。

相依性 Dependency

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有些活動有先後關係,如要讀完小學才能讀中學,這時我們就說讀中學要依靠(Dependent on)讀小學。把各個活動間的相依性找出是很重要的,但有時我們會被一般觀念限制住,如上大學才能交女朋友,找出這些假性限制,多些可能性對順利完成專案是很重要的。

里程碑 Milestone

有些活動重要性和代表性遠高過其他活動,那我們就會把他當作里程碑,來看看跟自己規劃的差多遠。如大學畢業,結婚,生小孩,創業,退休。

滾動式規劃 Rolling Wave Planning (也叫湧浪式規劃)

這應該是PMBOK裡最接近敏捷(Agile)的一個字。

用逐步精進(Progressive Elaboration)的方式,把近期要做的事情規劃的比較詳細和具體,而比較遠期的事情就大略和抽象。如十二歲時就想國中要怎麼念對未來最有幫助,定出具體計劃,而結婚或大學現在想細節都是多想,浪費時間。

時程壓縮 Schedule Compression

在不改變專案範圍的前提下,讓整體專案的時間長度縮短。有兩個常見做法

1. 趕工 Crashing

就是花錢買時間,比如找補習班名師讓課程更容易懂。或是說結婚聘金送房子,減少自己找女朋友的時間。要注意有時雖然專案時間縮短了,但目標沒有達到。如原本要找愛你的結婚,現在變成愛錢的。但如果目的只是跟任何人結婚,那就無所謂了。

2. 抄捷徑 Fast Tracking

把原本依序(Sequence)進行的活動改為同時(Parallel)進行。

半工半讀就是最好的例子,或是邊讀大學邊生小孩。通常Fast Tracking的代價是風險升高,在還沒到時機就先進行,失敗(被詐騙)或重工(餵奶沒時間讀書被當)的機率會高一些。但回到敏捷的精神,反正殺不死你的會讓你變強,了解風險想做就去做吧。

專案時程 Project Schedule

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這是一個專案時程的範例,可以看到有把里程碑,每個活動,活動的相依性和長短顯示出來。

Time Management Processes

No 流程 說明 舉例
6.1 Activity Definition

活動定義

找出需要的活動 讀小學,讀中學,讀大學,工作,創業,退休,結婚,交女朋友,生小孩,養小孩
6.2 Activity Sequencing

活動排序

找出活動的相依性 傳統:小學 -> 中學 -> 大學-> 工作 -> 結婚 -> 生小孩

隨緣:小學 -> 中學 -> 大學,其他該發生就發生

6.3 Activity Resource Estimating

活動資源估算

估算所需要的資源和數量 小學:學校,老師,課本
中學:學校,老師,課本,補習
大學:學校,老師,課本
結婚:約會 X 不知道幾次,對象一個
6.4 Activity Duration Estimating

活動時間估算

估算所需要的工時 小學:六年
中學:三年
大學:四年
養小孩:一輩子
6.5 Schedule Development

產出時程

排出專案時程 6歲:小學
12歲:中學
18歲:大學
30歲:結婚
6.6 Schedule Control

時程控制

控制專案時程變更  21歲遇到夢中情人,就先結婚吧,誰說一定要大學畢業才能結婚。

常用工具

1. 類比估算法 Analogous Estimating

假設我們很想結婚,而且要預估一下自己結婚的年紀。

類比就是從過去類似的經驗來判斷,如問問看長輩親戚朋友都幾歲結婚。

2. 專家判斷法 Expert Judgement

找最專業的人來判斷,如找戶政事務所問問,我們這一區都幾歲結婚。

3. 三點估算法 Three Point Estimates

  1. Most likely 最有可能的情況
    1. 問到的平均是32歲。
  2. Optimistic 最好的情況
    1. 最早是19歲
  3. Pessimistic 最差的情況
    1. 不結婚

4. 預留分析 Preserve Analysis

預留多的時間來應對風險,簡單的說就是合理的灌水。如原本規劃30歲結婚,但考慮延畢兩次(大學+研究所)就跟爸媽說32歲吧。

常見迷思

1. 稱職的PMP專案管理專家就是要讓規劃一次到位,全部規劃完成才能往下執行

整個人生都規劃到細節了,也就完了吧?滾動式規劃才是最適合當前多變的環境。在敏捷中,甚至只有接下來一周到一個月會做的是才來細部規劃。

2. 專案時程不可以變動,至少給老闆看起來不可以變,有變代表我能力不好

都遇到夢中情人了,還要跟著計劃走嗎?假設都遇到豬頭,還一定要馬上結婚嗎?

3. 反正走一步看一步,那別做長期規劃啦

是不做長期細部規劃,長期規劃是個目標指引,對導引專案方向很重要。比如說對什麼領域有熱情就往那走,完全不想生小孩就要做好防護。

圖片來源:

http://mystorymygod.com/2015/04/21/why-me-lord-why-me/
PMBOK

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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