十分鐘活用專案管理09 – 成本管理 Cost Management

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終於等到這一天了,女神下禮拜六有空,願意給你機會約會,預算有限,要怎麼讓每一分錢都花在刀口上呢?

專案管理聖經PMBOK中,成本管理是談如何讓專案在被授權的金額內成功完成。不但如此還要考量專案完成後,產出的產品、服務和結果,在使用、維護和支持上的成本,也叫生命週期成本法Life Cycle Costing。比如說,萬一第一次就把女神的胃口養大,以後就的維護費用就高了。

雖說成本管理很重要,但真正的專案管理應該要注重價值(Value)遠大於成本(Cost),Cost Down 到最後就是變成跟台灣的公共建設一樣,由最低價值得標,然後一直壞修修補補。(讓我想到當兵時發的制服褲,三天後口袋破,一個禮拜後褲襠裂)

那還是好的情況,差一點的甚至變成蚊子館,連修修補補都不用。沒人用的東西,花一塊錢都是浪費。

精確度要求 Order of Magnitude (ROM)

在不同的時間點,對成本的估計有不同的精確度要求。隨著時間的推移,成本估計應該越來越精準。如專案起始階段,我們對成本的把握有-50% 到+100%的差異, 而到開始執行時,把握度升高到到-10% 到 +15%的差異。

Cost Management Processes

回到女神問題,目前身上有五張小朋友,但都花完了這個月就要出去要飯。所以只能花三張。

No 流程 說明 舉例
7.1 Cost Estimating

成本估算

估計每個活動所需資源的成本 電影票兩張:500
晚餐:1,000
儲備金:1,000如何把價值最大化?

看怎麼定義使用者,如果使用者只算女神(而我們算工具人)。同樣的錢,看女神最想想看的,吃女神最想要吃的餐廳。

而如你們兩個都算使用者,那就看你們兩個都想要看的電影,吃兩個人都想要吃的餐廳。更好的做法,自己下廚,在家裡看電影。預算低價值高,不但表現誠意又方便後續發展。

7.2 Cost Budgeting

成本預算

加總各個活動成本來活動成本基礎線 全部加起來:總預算2,500
7.3 Cost Control

成本控制

控制專案成本變更 打聽好情報,探聽口風,原來是個善解人意的女神,決定用家裡下廚法。預算只要買菜的材料和紅酒共1,000元。

常用工具

1. 投資報酬率 Return on Investment(ROI)

投入後的回報 除以 投入的成本。如果沒有要大於一,就表示虧本了。就算大於一,還有考慮時間和機會成本。

2. 類比估算法 Analogous Estimating

問問周遭的朋友,約會大概要花多少錢。或跟女神的朋友打聽,女神之前的行情如何。

3. 參數估算法 Parametric Estimating

利用已知的參數來估算成本。例如根據資料,一場電影兩個人500,晚餐一個人300,假設一個月約會兩次,那約會三個月就是6,600。

4. 儲備分析 Reserve Analysis

要準備多少儲備金才不用出門要飯。

5. 表現測量分析 Performance Measurement Analysis

淺談實獲值管理(Earned Value Management, EVM)這裡解釋的很詳細。在我們團隊裡的專案裡沒用過,就我們來說99%完成還是等於0,沒但其他產業的專案應該是必備的分析。

常見迷思

1. 控制成本就是要讓成本不變動

控制的意義是,在完成目標的前提下,要怎麼樣分配讓每分錢都用在刀口上。通常是總數保持,但細項變動。管控細項過嚴,後果就是逼大家買發票做假賬。

2. 成本越低越好

在建構時低成本可能帶來營運時的高成本。而且重點要放在收入而非支出,正確觀念是,在相同預算內,要讓價值越高越好。

圖片來源:

http://www.psychmechanics.com/2014/10/personality-traits-stinginess.html

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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