十分鐘活用專案管理12 – 溝通管理 Communication Management

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有一個老笑話,有聽過的人至少都坐三望四了。

MSN 沒關的下場(沒聽過MSN的話,就當成是Skype吧)

剛剛MSN沒關…下樓燒個紙錢…
一回來~我妹就跟我說…
哥…剛剛有好幾個人傳來祝你生日快樂耶!!!
接著我妹又說 不過你在燒紙錢……
所以~我都有幫你回他們唷!!!
但是…他們都下線了耶~
我覺得很奇怪 就看了一下記錄
結果……天才我老妹居然給我回

『對不起,我哥已經不在了…
除非我去幫他燒紙錢,不然他沒有辦法
從下面上來跟你們說話……』

溝通是專案中最重要,但最不被重視的事情。有效的溝通可以提前發現問題,避免問題的發生,與讓成員分享資訊獲得學習。在專案管理聖經PMBOK中,溝通是專案經理最繁重的工作,形形色色的溝通會佔掉專案經理大約80%的時間。而在敏捷和Scrum中,溝通的工作是由Scrum 團隊每個成員都要負擔的責任。

溝通理論

有點學術,可以參考底下。不想細讀也沒關係,只要記住溝通鐵律『別人所理解的跟你想說的,不可能100%一樣。同理,你理解的跟別人想告訴你的,也不可能100%相同。』

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舉例,當我們嘗試要表達想法時很緊張,就可能漏講一些內容(編碼Encode不完整),傳送過程又有雜訊(Noise周圍噪音、分心),別人收到後因經驗不同而誤解(Encode解碼不同)。我們能做的只有讓自己表達清楚,減低雜訊,用對方可以理解的方式來溝通,盡可能減少失真。

有效率的溝通方法

communicationModes

根據Cockburn的研究,最有效率的溝通方法是面對面加白板。從最高到最低分別是:面對面加白板,面對面,視訊,電話,錄影,Email,錄音,紙本。那我們有多常用面對面的溝通和白板呢?這也是之前人力資源管理提到,最好讓團隊在同一地點的原因。

更糟的是,沒效率的溝通方式,如文件和Email,還往往是我們溝通的第一選項。

Communication Management Processes

No 流程 說明 舉例
10.1 Communications Planning

溝通規劃

判斷利害關係人對於資訊和溝通的需要 要和誰溝通?他想知道什麼?我想給他知道什麼?多久要給他知道一次?用什麼方法(開會、Email、電話、會面、謠言)給他知道?產出一份溝通計劃。
10.2 Information Distribution

信息分派

及時提供必須的資訊給利害關係人 讓溝通計劃按時發生。
10.3 Performance Reporting

績效報告

績效報告,進度衡量與狀態報告 定期給關鍵的利害關係人專案的成效報告。
10.4 Manage Stakeholders

利害關係人管理

靠與利害關係人溝通來滿足和解決問題 認清楚誰對專案有影響力,并決定如何管理他們。可以參考十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders

常用工具

1. 利害關係人分析 Stakeholder Analysis

可以參考十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders

2. 會議

會議時最常用來同步資訊的方法,而會議中通常會討論以下事情。

  1. 回顧
    1. 在過去的這段時間,我們達到什麼成果?
  2. 規劃
    1. 在接下來的這段時間,我們要達到什麼成果?有什麼行動方案?
  3. 反思
    1. 在過去的經驗中,我們有學習到什麼,有什麼方法和流程是我們可以改善,并在接下來的這段時間應用?

發生頻率通常至少每週一次,每個月都會有月總結,整年度在看一次。也有公司舉辦季度或半年會議,可以先從密集一點開始,再把沒有效率的會議刪除。

控制會議時間很重要,最好的方法是準時開始,強迫結束,幾次後大家就會說重點了。

  1. 日會:15分鐘內。對團隊成員交換信息很有幫助。
  2. 週會:1個小時內。
  3. 月會:3個小時內。

3. 溝通三寶:筆、白板、便利貼

可以參考Scrum工具三寶,在一般情況下也都很好用。

常見迷思

1. 他沒救了,我怎麼講他都聽不懂

說的人要負責講聽眾聽的懂的話,沒辦法表示專業知識或溝通技能還不到位。

圖片來源:

https://www.colourbox.com/image/tangle-of-christmas-lights-isolated-on-the-white-image-2618965

http://www.agilemodeling.com/essays/communication.htm

PMBOK

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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