十分鐘活用專案管理13 – 風險管理 Risk Management

risk-reward

通常我們聽到風險兩個字,都會認為是發生負面或不好的事情。其實在專案管理聖經PMBOK中,風險是個中性的字眼,代表的是不確定性,而不確定性有可能帶來好處跟壞處。專案管理的藝術就是把壞事發生的幾率盡量降低,而把專案好事好事的幾率盡量提高。

換句話說,高風險代表可能會帶來高度的利益和損失,而低風險是會帶來輕微的利益或損失。而我們的焦點要放在高風險的對策上。

假設 Assumption

”假設“在傳統專案和敏捷專案管理中都是很重要的概念。假設就是所有我們猜想的事情,而隨著專案進行,要優先證實或推翻會對專案帶來最大影響的假設。

如同開車出門會不會塞車,可以假設不會塞車或會塞車。檢核(Verify)假設的方法可以看看Google Map上的紅線。

正面風險處理 Positive Risk Treatment

Positive Risk 又稱為機會(Opportunity)

  1. 利用 Exploit
    1. 確保機會一定會發生
  2. 分享 Share
    1. 跟其他人分享機會發生時的好處
  3. 提高 Enhance
    1. 提高機會發生機會,或發生時的好處
  4. 接受 Accept
    1. 不做任何改變

負面風險管理 Negative Risk Treatment

Negative Risk 又稱為威脅(Threat)

  1. 避免 Avoid
    1. 確保威脅不存在
  2. 轉移 Transfer
    1. 找其他人一起分擔威脅發生時的損失
  3. 減輕 Mitigate
    1. 減少威脅發生的幾率,或造成的損失
  4. 接受 Accept
    1. 不做任何改變

Risk Management Processes

如果小明去上班,從家裡到公司,會遇到什麼風險呢?假設專案目標是準時到公司。

No 流程 說明 舉例
11.1 Risk Management Planning 決定該如何管理風險 找出風險,評估風險和應對策略的計劃
11.2 Risk Identification 判斷哪些風險會影響專案 正面風險可能有:公車有空位,一路綠燈,走路練身體,買早餐看到正妹

負面風險可能有:騎車跌倒,等不到公車,開車塞車一路紅燈,走路被車撞,吃早餐拉肚子

11.3 Qualitative Risk Analysis 對風險排出優先順序 正面風險順序:,買早餐看到正妹,走路練身體,公車有空位,一路綠燈

負面風險順序:走路被車撞,騎車跌倒,吃早餐拉肚子,等不到公車,塞車一路紅燈

11.4 Quantitative Risk Analysis 量化分析風險對專案的影響 大:走路被車撞,騎車跌倒
中:吃早餐拉肚子
小:等不到公車,塞車一路紅燈
11.5 Risk Response Planning 計劃風險發生時的對應措施,減少對達成目標的威脅,或把利用最大化 等不到公車改搭計程車
隨時把自己儀容整理好,遇到正妹才有準備
11.6 Risk Monitoring and Control 監控管理風險  走在路上時小心,注意車輛,不闖紅燈

常用工具

Probability and Impact Matrix

視覺化風險發生幾率和造成影響的工具

SWOT analysis

分析機會與威脅的工具

5 Whys (Root Cause Identification)

找出問題根本原因的方法

Decision Tree

分析和找出要採取的對策

常見迷思

要避免所有的負面風險

所有的行動都有成本,有時候要完全避免的成本太高,只能用轉移、減輕、甚至接受風險來處理。比如說,要避免被車撞只能一直呆在家,但這成本非常高(找人送飯,放棄出去玩的機會成本)。

圖案來源:

http://www.johnchow.com/risk-vs-reward-an-allstate-case-study/

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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