十分鐘活用專案管理14 – 採購管理 Procurement Management

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從前從前某個富翁有一個兒子,富翁看兒子整天自己來太辛苦了,就給兒子討一個媳婦, 媳婦娶進門後一個月,富翁又看到兒子又在自己來,

富翁問:「兒子啊,我不是幫你討了媳婦了嗎!怎麼你還自己來?!」

兒子無奈的回答:「唉喲!她手也會痠啊!」


上面的故事其實是採購管理裡面最重要的議題,就是我們買東西回來,最終是否有解決到問題、符合我們的期待、達到專案成果。

專案管理聖經 PMBOK 中,對採購管理的定義是:『取得或購買完成專案所需,但專案團隊無法提供的產品、服務、或成果。』

在傳統專案管理中很注重合約的簽訂,在合約中會清楚定義需完成的事項(範圍)、時程、金額、雙方的權利義務、約束和懲罰條款。這邊指的合約并不限於公司和公司之間的商業合約(Contract),也可以引申為專案團隊和公司內部其他部門的協議。

而在近年開始風行的敏捷合約,則是依照敏捷的特性,一般不約定固定的範圍,而是按照時間與材料計價。

Procurement Management

回到剛剛富翁與兒子的故事,如果富翁取得 PMP 專案管理師的認證,他會這樣進行採購的流程。姑且把他自認為專案經理,而目前專案團隊的成員只有一位:兒子。

No 流程 說明 舉例
12.1 Plan Purchase and Acquisitions 找出需要採購跟取得的東西、要如何取得、及所需要的時間。 由故事內容推斷,雖然兒子有能力自行處理,但富翁覺得要減少兒子的工作量,而需要的時間點他覺的越快越好。
12.2 Plan Contracting 定出產品、服務和結果的需求。找出潛在的賣家。 富翁的需求就是兒子不用自己出手。但聰明的讀者就知道娶媳婦只是手段之一,還有很多其他的方式可以解決兒子的問題。所以專案經理的知識廣度就決定了選項的數量。
12.3 Request Seller Response 獲得資訊和價格 雖然故事中沒提到,但富翁應該是經由媒婆來找尋合適的媳婦,也許也考慮的聘金的多寡,和後續的維護成本。
12.4 Select Sellers 審查和選擇賣家 也許是富翁決定,但他這時也許并不只有考慮減輕兒子的工作量,也許還考慮了相夫教子,可以傳宗接代,甚至對方家族影響力等等。

有專心看範圍管理的朋友,也許會察覺這時富翁已經在幫專案鍍金,範圍已經超過專案需求與期待。

12.5 Contract Administration 管理與賣家的合約和關係 這邊談的就是娶進門後的關係維護,而富翁也在此時發現服務與需求期待不契合。

一般除了合約上所定義的條件外,為了讓合作更順暢,也會有合約外的聯繫和交流。只要是合適與有利專案進行,專案經理都需要考量與執行。

12.6 Contract Closure 結束合約 這邊談的是如何完成合約。

如果你是富翁,你會如何處理呢?

常用工具

1. 自製或採購分析 Make or Buy Analysis

在專案的範圍和成本內,分析所需的產品或服務,是由專案團隊自製比較有利,還是對外採購比較有利。

2. 專家判斷 Expert Judgment

如果團隊沒有所需的知識和經驗,會建議邀請具有相關知識與經驗的專家來參與討論提供建議。

3. 利益交換

可以談判的條件并不限與金額,也可以從時程(用時間換空間)、影響力(被我們使用後的正面效應)等不同面向來談判。如果對口是內部,也可以交換手上的人力物力資源。身為專案經理,手上的資源都要可以有效的對專案有幫助,所以不能平白無故的給與別人。

4. 績效評量 Performance Review

針對供應商所提供的服務或產品,舉辦定期的評量。

5. 合約 Contracts

5.1 固定金額型 Fixed price or lump sum

這個很常見,約定固定的金額和需完成的範圍和時間。

5.2 成本可償還型/實報實銷型 Cost Reimbursable

由買方支付賣方生產所需要的成本,在加上一定金額的收費(也就是賣方的利潤)。通常有以下的分類。

5.2.1 成本加費用型 Cost Plus Fee (CPF) or Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)

買方支付賣方的成本,然後依據最終的成本所計算的比例收費。

5.2.2 成本加固定費用型 Cost Plus Fixed Fee (CPFF)

買方支付賣方的成本,再加上一個固定金額的收費。

5.2.3 成本加激勵費用型 Cost Plus Incentive Fee (CPIF)

買方支付賣方的成本,再依結果或品質支付激勵獎金。

5.3 時間與材料型/論件記酬型 Time and Material (T&M)

通常不規範所需完成的範圍,而是依照花費的時間和材料收費。

常見迷思

買方最大

在你簽約掏錢前一定是最大的,簽完約後,就看運氣了。

一切照合約走

合約是最後一步,也就是要對簿公堂的手段。但一般來說生意是為了求財,賺錢才是重點。能在平時有良好互惠的關係,可以幫助專案進行的更順利。


十分鐘活用專案管理系列

經由這個系列,在短短十分鐘等泡麵煮開的時間,輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧,你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。

01 – 基礎入門 Projects Management Introduction

02 – 利害關係人 Stakeholders

03 – 組織影響力 Organizational Influences

04 – 五大流程群組 Process Groups

05 – 九大知識領域 Knowledge Areas

06 – 整合管理 Integration Management

07 – 範圍管理 Scope Management

08 – 時間管理 Time Management

09 – 成本管理 Cost Management

10 – 品質管理 Quality Management

11 – 人力資源管理 Human Resource Management

12 – 溝通管理 Communication Management

13 – 風險管理 Risk Management

14 – 採購管理 Procurement Management

15 – 專案管理懶人包

 

圖片來源:

https://tw.news.yahoo.com/%E3%80%90%E6%B0%91%E6%B3%95%E5%B0%8F%E6%95%99%E5%AE%A4%E3%80%91%E4%B8%80%E6%89%8B%E4%BA%A4%E9%8C%A2%E4%B8%80%E6%89%8B%E4%BA%A4%E8%B2%A8%E7%9A%84%E6%AC%8A%E5%88%A9-010024044.html

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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