一回生、兩回熟 – 公司內開放空間會議第二彈

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今年中內部討論要不要辦開放空間會議Open Space Technology)時,就決定今年至少要辦兩次,讓參與者可以比較兩次的差異性。所以在六月第一次舉辦後就接著安排九月的開放空間,第一次的主題是:『What can we do to support each other grow? / 我們要做那些事情來相互支持成長?』,而這次的主題定為:

我們要如何在接下來的三個月創造最大的影響?  
How can we create the most impact in the next 3 months?  

稍作改變的活動規劃

跟第一次的主題相比,第二次的主題刻意訂的範圍小一點,比較聚焦。有兩個原因,一是因為組織文化比較行動導向,太發散或天馬行空的發想怕大家覺得浪費時間。二是也是為了讓大家了解其實主題或討論結果可以實踐在工作上面。

第一次安排的時間是一天半,第一天是開放空間,第二天是行動計畫(Action Planning)。而這次安排為一天加兩個半天:

  1. 第一天下午(2 PM to 6 PM)用開放空間的形式來回顧過去三個月的工作結果
  2. 第二天(10 AM to 6 PM)整天開放空間
  3. 第三天早上半天(10 Am to 1 PM)行動計畫

有參加過開放空間的朋友大都會體驗到接近結束時頭腦打結的狀態,因為談論內容的大都超出平時工作的慣性,需要消耗特別多的腦力。所以特地分階段進行,讓大家能回家停機休息,進行結果比預期好許多,經過一晚的沉澱和休息,當進到下個階段時對談可以更深入。

第一天:三個月的回顧

主要是分享過去三個月在產品上的改變,有主題是團隊嘗試不同的工作模式,如 不同自省會議(Retrospectives )的做法,也有出差過程中的收穫,我認為最有趣的有一個提出主題是『我們是否因為強調自我管理而損失了紀律? / Are we losing discipline over “self-managed"?』

第二天:開放空間議程

由於主題的改變,有許多議程是產品相關的,其他我印象比較深刻的文化相關的議題有:

  1. 我們是不是太安逸了? / Are we too safe?
  2. 我們要做些什麼加快自我管理團隊的進程?/ What else we need to do to faster self managed team?
  3. 我要如何說話才能讓別人安心說出他的想法和異議? / What should I say to others to have them share true opinion or disagreement to me safely?

公司組織相關的議題有:

  1. 跨團隊/部門的訓練與分享 / Cross Team/Department training and sharing
  2. 找人時技術優先還是人格特質優先?/ Hiring decisions (Technical competency vs personal traits)?
  3. 會議的情況如何? / How are your meetings?

技術相關的議題有

  1. Microservices
  2. What’s next for Continuous Delivery?
  3. How to observe user behavior?

我自己提的一個主題是『會議的情況如何?』,做了一些調查和請大家提出建議。

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調查花在會議時間的百分比、會議有沒有效、與參與會議的人數

第三天:行動計畫

第三天早上的行動計畫我們這一組提案 PPAP 計畫(Productive & Powerful Activity Participation,其實就是老人硬要裝新潮 XD,更多的 PPAP 傳送門),是針對如何讓會議或討論的時間投資報酬率(ROTI, Return On Time Invested)更高,計畫是先做調查看看每個團隊的會議時間和 ROTI 滿意度,小組再深入會談看看有什麼他們可以提供給團隊的技巧或協助。

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第二次開放空間會議整體感覺

上次參與人數約公司人數的60%,這次大家了解到開放空間的意義就比較少人來了 XD,約 40%。而且會挑自己感興趣的參加,不一定會全程參與。

發生的對談的內容比第一次深入,也有許多較尖銳的討論發生,比如有夥伴直接對另一個部門說:『我不知道你部門今年做了什麼』 XD。

Keep:

  1. 分開階段有休息停機時間
  2. 一節一小時時間感覺剛剛好

Do more:

  1. 如果開始前有簡單的破冰活動可以更容易進入狀況
  2. Check in 跟 check out 感覺對我們這種內向型偏多的組織也蠻有效的
  3. Review前提醒要分享的帶著數據來會更好

Do less:

  1. 讓 talking stick 用傳遞的方式 ,因為放在圓圈中間要自己拿取會阻礙內向的人發言 (詳情請看後記)

為何要舉辦開放空間

有許多人問到開放空間有什麼好處,我認為第一個好處是創造一個空間,讓大家可以踏出自己的工作範圍,看看其他人的想法,和團隊外的人交流經驗,訓練踏出舒適圈的能力和習慣。

第二個好處是讓小問題長大之前先被提出來解決掉,當有安全的環境時,問題與阻礙就容易被提出來,很多心結或矛盾都是因為沒有機會溝通越長越大。但這跟軟體測試一樣,只能相信測試會減少以後的問題,但無法證明會減少多少未來的問題。

第三個好處就是讓團隊可以感受到自組織的環境,自組織太難說明了,而這是一個自組織的活動,說再多不如親自體驗。

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開放空間會議中聽到印象深刻的幾句話

『我之前以為不能說的的話,結果聽到別人說出來都沒事,才知道原來這些話是可以說的。』

『我希望現在的開放空間是為了未來成為到處都是開放空間,隨時都可以自由的表達與討論。』

『當我聽到別人跟我有一樣的擔憂時我鬆了一口氣,原來不是只有我擔心這件事。』

後記

在開放空間群組分享這次的心得後,淑芳老師提醒了我發言權杖(talking stick)背後的意義有:

  1. 提醒說和聽的人的互相尊重,如果碰到比較有衝突的情境或者有人很愛搶話的時候,有助於增加彼此的尊重和互相傾聽的空間
  2. 權杖放中間,也是一個讓每個人檢視自己的機會:熱情與責任之間連動有多強,熱忱足以克服不習慣踏出去拿權杖

老師也補充說明發言權杖的使用方式也很有彈性:例如當在一個非常大的團體,不可能讓每個人都有機會說話,或者時間非常有限時,就把tallking stick放中間,讓想說話的人去拿。當人數不多時,將talking stick 輪流傳給每個人,也是一種做法。

開放空間學習與教育訓練資源

對開放空間有興趣的朋友,可以參考以下的資源

開放空間科技引導者手冊:由發明者 Harrison Owen 所寫的手冊,我們家的 ScrumMaster 看完書就開始在部門內帶 Open Space了。

台灣開放空間FB社群開放空間部落格:可看到近期在台灣舉辦的開放空間資訊。

ICA Open Space 課程:ICA 每年定期會開一場 Open Space 的課程,非常實用,提供許多更有效引導活動的技巧。雖然我已經參加過一些 Open Space 的活動,還是有不少啟發。

延伸閱讀

如魔術般的神奇空間 – 公司內舉辦開放空間會議初體驗

 

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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