Agile Tour Taichung 2017『空手、緊握、到放手 – 敏捷路上學到的5件事』台中敏捷旅程分享心得

收到 Max Lai 關於敏捷旅程台中的 Keynote 分享邀請時,我真的蠻高興的。第一因為出生於台中,對台中總是有一份特殊的情感。第二是分享的主題是組織轉型,剛剛好跟十月在新加坡敏捷年會分享的主軸相同,只要英翻中就好,順便一魚多吃

根據我在新加坡年會的經驗,原本預計講個40分鐘,但30分鐘就說完了,幸好因為談的是大家都會有的痛點和共同經歷,所以發問很熱烈,十多個提問把時間完美的佔到45分準時結束,大家都以為我是故意留很多時間提問的XD。比預期時間快的原因是上臺後的緊張語速加快,而且每次準備的故事都會東漏西漏,時間一定會快一些。而台中的分享時間是一個小時,讓我有點傷腦筋,要如何補足剩下的20分鐘又可以彌補我口條不好的缺點呢。

關鍵的20分鐘

不久後台中大會志工 Cash 問我有需要什麼道具或文具?我第一時間的回覆是『不用準備,謝謝!』。回完信後就想,雖然場地一定不適合 Workshop(大場地一定是階梯教室),時間也緊湊了些,但是如果能分組討論,不但對主題理解可以更深入,也可以連結到自己的經驗,又有機會跟不同的朋友互動。就請 Cash 準備 20 張半開(A1)大白報紙和20支馬克筆,因為當天人數 100 人,每組 5 人的話,20組算是上限了。

決定分組後,就開始想討論主題,在分享中鈦坦科技新加坡辦公室的過去十年可以區分為四個階段,每個階段都有不同的想法、制度和行為,分別是『英雄時期』、『分地盤時期』、『SOP 時期』和『便利貼時期』。我想傳遞的訊息並不是後一個階段一定好過上個階段,而是每個階段都是依環境需求而慢慢演化而成,而且每個階段都有他的適用情境。

最後決定主題就圍繞這四個階段做 SWOT 分析,優勢劣勢一題,機會威脅一題,再加上想想每個階段適合那些特質的人,3 X 4 這樣就有12個討論主題了,然後印個兩份,就有24個題目卡給20個小組選咯。接下來就請台中辦公室的創意團隊幫忙準備全開調查表和問題提示小卡,方便到時候運用,準備工作就大致完成。

有驚無險的分享

活動前幾天剛剛從越南員工旅遊回來,不幸食物中毒生了一場大病,幸好提早一天發病有多兩天的時間恢復,所以不影響台中敏捷旅程的分享。

當天的場地在東海大學如預期的是階梯教室,原本是想要把 20 張紙和提示卡貼在牆面,但一來牆面不夠,二來懶 XD,想想就用自組織的模式吧!就把問題提示卡貼牆上,白報紙、馬克筆和紙膠帶放旁邊,請大家自助來處理咯。當天也覺得 5 個人一組的話 20 個小組太多,就決定 7 個人一組,最後分下來是 14 個小組。

當天比我自己預期的更順利,參與的朋友自發性是最關鍵的成功點,大家一起想辦法克服場地的限制,不管是鋪在地上寫還是貼在窗戶上,充分了展現敏捷的精神啊,也很感謝當天朋友們給我的支持,因為你們的投入才讓這分享更有價值。最後次感謝 Max 和 Agile Taichung 的志工們,因為有你們才有敏捷在台中的發芽!

當然還有 Mina 精彩到讓我跳舞的圖像記錄 😄

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針對當天分享的提問

  1. 為什麼臺灣那麼多人說敏捷或 Scrum 沒有用?
  2. 如果回到一開始的英雄時期,你會選擇使用敏捷或 Scrum 嗎?
  3. 如果合作的同事堅持不讓別人碰自己的負責區域怎麼辦?
  4. 跑敏捷後工作被取代怎麼辦?
  5. 如果專案或產品有時程的壓力怎麼辦?
  6. 如何衡量敏捷的成效?
  7. 如何說服主管敏捷?

我的回答就不細談了,因為大都跟情境有關。但我覺得 Scrum 真的是一個易學難精的架構,看起來簡單做起來很多眉角,能在一開始就有專業的顧問協助我們導入,真的是很幸運的一件事。自己來摸索,真的沒有比較快。

分享後的反思

  1. 全開調查表幫助了參與和吸睛,但只有20%參與,找到風水寶地很重要
  2. 問題提示卡可以幫助討論聚焦,每一組也很清楚要討論什麼
  3. 活動後留下看得到的成果可以增加休息時間的討論和互動
  4. 多一點題目可以自己選擇,會增加自主性,較不會有被逼選剩下的感覺
  5. A1 大小剛剛好,討論觀看都方便
  6. 紙膠帶3-4組要準備一卷
  7. 時間掌握剛剛好,60分鐘結束
  8. 7人是個蠻好的小組人數 Magic number,不太多又一定會包含到不認識的人進來,互動也都蠻均勻的
  9. 如果還有機會分享這個主題
    1. 要多加強個階段是演化出來的,而不是計畫出來的概念
    2. 多加強每個階段的學習都很珍貴,也是往下個階段發展的能量
  10. 講話的時候身體不要晃!

當天精彩的討論記錄

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第一大類(1-4題)的提問是『使用不同時期的模式工作各有那些優點和缺點?』

看來大家對這一類的題目很有興趣,一下就被選光了!

使用的工作模式 優點 缺點
英雄時期 很享受、很充實、好掌握、個人被取代性低、個人責任感強、成就感強、個人經驗累積快、產品交付能力強 不利溝通、個人責任大、工作時數長、專案經驗無法累積(團隊)、橫向支援弱(不溝通)、產品出錯率高、維護成本高、長期累積壓力大
分地盤時期 有效率的處理問題、分工明確、發揮專長、開發速度快 踢皮球、整合效率低、應變差、溝通成本高、不易溝通協作、較少學習新的事物、無法以產品結果為目標、無法全面性思考、無法達到 Agile 效果、不可取代
SOP 時期 人員訓練、減少錯誤率、不怕人員流動、有文件交接方便、照 SOP 走不會出大錯、新人融入快速 缺少彈性、缺乏反思、組織僵化、缺乏溝通互動、沒有創新、沒有應變能力、細節越來越多花時間
便利貼時期 自由度高、透明度高、認知一致、互相照應、Team 緊密度高、效率高一起解決 較難文件化、可能流於形式較無精神、自主性需較高、需要默契門檻高

第二大類(5-8題)的提問是『在當今市場環境使用不同時期的模式工作各有那些機會和威脅?』

使用的工作模式 機會 威脅
英雄時期 快!、資訊安全、Cheap、比較快啟動、個人成長快 公車問題、個人主義、階級、資訊不對等、排擠創新、人員離職、無法長期維護、品質不穩定
分地盤時期 《無小組挑選》 《無小組挑選》
SOP 時期 比較好估算成本、新手都能快速上手、降低出錯的風險、短期任務容易達成 時程拖慢、團發狀況無法應對、每個人潛能被壓抑、照表執行、開發時間不夠彈性
便利貼時期 《無小組挑選》 《無小組挑選》

第三大類(9-12題)的提問是『在不同的時期各適合有那些特質的人?』

時期 適合的特質
英雄時期 《無小組挑選》
分地盤時期 《無小組挑選》
SOP 時期 善於溝通者、容易妥協的人、守規矩的人

優點:出錯率低、目標一致、相對穩定

缺點:易缺乏創新、易責任劃分

便利貼時期 沒有歷史包袱、樂於溝通討論、樂於團隊合作、樂於分享、願意和他人一同尋找解決方法、許多點子、卻與口頭表達的人、善於溝通的人、團隊合作導向、善於發掘問題,解決問題,製造問題的人

沒有小組挑選的問題

  • 6. 在當今市場環境中使用『分地盤時期』的模式工作有那些機會和威脅?
  • 8. 在當今市場環境中使用『便利貼時期』的模式工作有那些機會和威脅?
  • 9. 『英雄時期』適合有那些特質的人?
  • 10. 『分地盤時期』適合有那些特質的人?

當天的投影片,歡迎有需要的朋友自行取用!

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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