團隊決定的跟我想的不一樣!- 談參與式決策的技巧

在敏捷組織中,參與式決策被大量的使用,因為現在的環境變動太快,有成員的買單和真心認同,在執行時決策的意圖才能被真正落實。參與式決策的重點,在於讓大家覺得自己的觀點和想法都有被聽到,所以流程的設計是一門學問。

最近看到一則議題是總統擔任主席時,不認同投票表決的結果要求重新表決。

先聲明非關政治,我也沒有研究此會議的流程所以沒辦法判斷對錯。但這是很好的案例,來探討一個所有主管都會遇到的問題:『團隊決定的和我想要的不一樣怎麼辦?』

敏捷組織中,參與式決策被大量的使用,因為現在的環境變動太快,有成員的買單和真心認同,在執行時決策的意圖才能被真正落實。參與式決策的重點,在於讓大家覺得自己的觀點和想法都有被聽到,所以流程的設計是一門學問。

在我經驗中,在流程中使用下列幾個技巧可以幫助提升與會人員的參與度:

1. 由最資淺的成員開始發表看法,最終決策者或最大主管最後發言,避免錨定效應

2. 把主管和會議主持人的角色分開,避免球員兼裁判。如同在無主管公司裡提到的合弄制(Holacracy)的設計,除了 Lead link,Rep link,還有 Facilitator 的角色。在 Scrum 中 Scrum Master 的設計也是為了幫助引導會議進行。

3. 先訂好規則再來玩遊戲,規則和範圍先說清楚,預算、時程、限制條件、甚至主管保留否决權也没關系,重點是先說好。

4. 投票表決通常不是最佳解,多使用全員參與制 (Sociocracy) 中的認可決,問:『有没有反對意見或擔心的地方?』。利用反對意見消除盲點,精煉出更好決策。

5. 認可決不是投票多數決,也不是大家都要同意的共識決,而是經由討論、傾聽、同理而找出最大公約數的做法。

6. 認可決的流程是讓大家聲音和想法都被聽到,一起找出『不滿意但可接受』的目標,一同參與向目標推進,定期檢視和調整做法。

7. 認可決是用在游戲規則的制定,比如說大家都要遵守的規定,遲到是不是要有處罰,什麽行爲是我們認可的,什麽行爲是我們不認可的。

8. 也可以用認可決來產生做決策的人,比如我們懶得決定中午要吃什麽,那就可以使用認可決來決定一個人,每天中午直接決定要吃什麽,然後約定好過一個月後來檢討。過了一個月以後如果大家都還可以接受他訂的菜色,他就繼續服務,如果有人有反對意見,我們就換個人來試試看。

9. 時間有限,參與式決策比較花時間,要慎選使用時機,一般都是應用在游戲規則的制定。如合弄制中的 Lead Link 也被付與自行決定營運決策的權力。為了效率,小事情自把自為一下無傷大雅。

10. 没討論空間,不管如何都要做的事,就專制點,直接宣布溝通想法。利用程序幫自己背書,玩幾次就狼來了。這我覺得最重要,真小人好過偽君子,所以

千萬不要搞假民主。
千萬不要搞假民主。
千萬不要搞假民主。

很重要所以說三次。

嘗試一下小規模的使用認可決,你會發現他帶來了成員的參與投入度,與更多更好的想法。

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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