十分鐘活用專案管理15 – 專案管理懶人包(敏捷瀑布通用)

專案管理看起來是很專業的學問,但其實人生就是一個專案。

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大寶一家人住在大廈的二十六樓。

有一天,他們三兄弟正要回家時,發現電梯壞了,於是他們只好爬樓梯,剛爬到第二樓時,大寶說:「我們一邊講笑話一邊爬樓梯才不會覺得無聊啊!」

當大寶和二寶講完笑話時,他們已經走到二十四樓了,這時輪到小寶講了,於是小寶說:「我不知道好不好笑,但鑰匙好像在車上……。」


專案管理看起來是很專業的學問,但其實人生就是一個專案(基礎入門篇)

不論是傳統的瀑布式(Waterfall)管理還是最近崛起的敏捷式管理(Agile)如 Scrum 方法,目的都是在讓我們可以做更有效的事情,得到最有價值的成果。

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也許你需要的是多一點瀑布 – 敏捷八不

English version published on T.8YTES 本篇文章為 Agile Me 2018 2019 台灣敏捷高峰會準備講稿,請按此觀看『敏捷八不』投影片

大道之行也,天下為公,選賢與能,講信修睦,故人不獨親其親,不獨子其子,使老有所終,壯有所用,幼有所長,鰥寡孤獨廢疾者皆有所養;男有分,女有歸,貨惡其棄於地也不必藏於己,力惡其不出於身也不必為己,是故謀閉而不興,盜竊亂賊而不作,故外戶而不閉,是謂大同。

– 《禮運大同篇》

在 2014 年我剛剛開始接觸敏捷(Agile)時,當時我的角色是新加坡商鈦坦科技的總經理,我覺得敏捷(包含敏捷開發敏捷專案敏捷管理)在描繪的是一幅理想中的世界。就拿敏捷大家族中熱門的 Scrum方法 舉例來說,在 Scrum 團隊中沒有主管發號司令,工作由大家一起分工合作完成,也沒有主管指派工作,每個人自行選擇工作事項。團隊成員不會偷懶,會盡力把事情做好,最後的工作成果則是由團隊共享。(註:產品待辦事項是由產品負責人 Product Owner 決定,但如何完成工作是由團隊決定)

簡單的說,就是『各盡所能、各取所需』,這也是共產主義中理想社會的呈現。

各盡所能、各取所需

– 馬克思《哥達綱領批判》

但等到真的把頭洗下去,才發現完完全全不是這樣一回事! 閱讀全文 也許你需要的是多一點瀑布 – 敏捷八不

別高談敏捷說說如何落地(2) – 企業敏捷轉型工具箱

企業敏捷化的目標是讓企業可以快速反應市場的變化。讓產品或服務儘快推出面對市場,並依據取得的反饋來改善企業所提供的產品或服務,使其在市場上更有競爭力。具體的做法包含從大批量生產的思維,改為小批量生產試賣。

『面對敏捷轉型的浪潮,你準備好了嗎?』一文中我們介紹了敏捷轉型的由來和精神,這一切聽起來都無限美好,但具體要如何落實呢?

上一篇我們談了如何讓團隊敏捷化,現在我們來看看如何讓企業敏捷轉型。

如果你可以預測未來,你並不需要敏捷

但變革不是重點,重點是為什麼要變革。同樣的,在讓企業敏捷化之前,我們要先知道為什麼企業需要敏捷化。 閱讀全文 別高談敏捷說說如何落地(2) – 企業敏捷轉型工具箱

別高談敏捷說說如何落地(1) – 手把手打造敏捷團隊

為了更好的應對變化和增加企業的可持續性,敏捷以團隊為核心來運作,並希望團隊可以:
擁有共同的目標、自行交付端到端的產品或服務、跨職能的團隊成員、穩定的團隊組成、依照 Scrum 或看板的方式來運作

『面對敏捷轉型的浪潮,你準備好了嗎?』一文中我們介紹了敏捷轉型的由來和精神,這一切聽起來都無限美好,但具體要如何落實呢?

我們接下來分別來看看針對團隊和企業的敏捷方法,這篇文章的重點在於如何讓團隊敏捷化。

以團隊為核心的敏捷工作方法

敏捷開發是以團隊為運作的核心,其對團隊的組成有幾個要求:

團隊需要有共同目標

團隊成員要有個共同的目標,通常是提供給顧客某一種產品或服務。如果團隊沒有共同的目標,那就只是一群人,不能稱之為團隊。 閱讀全文 別高談敏捷說說如何落地(1) – 手把手打造敏捷團隊

面對敏捷轉型的浪潮,你準備好了嗎?

『你今天敏捷了嗎?』

近期『敏捷』兩字開始在商業企業的書籍雜誌上出現,而到底敏捷是什麼意思呢?導入敏捷對企業組織的好處是什麼?會帶來什麼影響?有什麼缺點呢?

源於軟體開發的敏捷

敏捷(Agile)一詞是在 2001 年由一群軟體輕量型開發的實踐者在美國猶他州的聚會上提出的,以他們十多年的實踐經驗為基礎,他們提出了敏捷開發的四大價值觀:

個人與互動 重於 流程與工具
可用的軟體 重於 詳盡的文件
與客戶合作 重於 合約協商
回應變化 重於 遵循計劃

也就是說,雖然右側項目有其價值,但我們更重視左側項目。

在過去的十多年,敏捷開發的各種方法論,如 Scrum看板方法極限編程(Extreme Programming, XP)在軟體和新創圈引起了一股旋風,也改變了如何軟體開發與製造產品的傳統觀念,大家耳熟能詳的許多公司如 Google、Facebook、Netflix 都已大量運用敏捷的方法在他們的日常營運中。在國外的資訊產業,大家在談論的已經是如何更好的使用敏捷,而不是要不要使用敏捷。 閱讀全文 面對敏捷轉型的浪潮,你準備好了嗎?

原來你才是絆腳石 – 書名花絮

值得一提的是在準備本書出版的時候,有兩件事情琢磨了許久。

一個是書的目錄結構,為了讓華文世界的讀者更容易帶入,從原本音樂的比喻改成武俠的比喻。另一個就是書名了。

語不驚人死不休的書名

我自己也是喜歡酸中文書名跟原文差很多的眾多酸民之一,如之前談弄合制的無主管公司,明明弄合制的設計中還是有主管角色的。所以在設定書名的時候特別傷腦筋怕被酸閱讀全文 原來你才是絆腳石 – 書名花絮

跨職能團隊是否真的有效?- 『原來你才是絆腳石』書摘

在傳統組織中跨功能的團隊通常在危機時才會出現,他們會組建了一個瞭解危機的特別工作小組,並由小組成員全權負責解決該問題。

敏捷開發或 Scrum 中,我們常常強調團隊是要跨功能的成員組成。在傳統的企業,會按照功能來分部門或團隊,團隊成員的技能相對單一,像是QA部門與開發部門獨立分開。

而在敏捷式的組織,強調的是希望一個團隊可以自行從頭到尾交付給顧客價值(提供產品或服務),減少跨團隊溝通造成的延遲或資訊落差,所以成員的組成需要跨職能。

有一個蠻好的具象化比喻是不丹的傳說故事,和諧四友:大象、猴子、兔子和小鳥組成的團隊

雖然大象又巨大又強壯,還是需要敏捷的猴子才能摘下果實。但如果當初小鳥沒有吃下種子,讓種子跟著排泄到土壤中,就不會有樹的出現。而如果沒有兔子在土中挖洞,讓土壤通氣與保留水分,樹也不會長的又高又好。

以下是在『原來你才是絆腳石:企業敏捷轉型失敗都是因為領導者,你做對了嗎?』一書中,可以用來探索『跨功能團隊是否真的有效』的一個實驗。


探索12:跨功能團隊是否真的有效?

背景:在傳統組織中跨功能的團隊通常在危機時才會出現,他們會組建了一個瞭解危機的特別工作小組,並由小組成員全權負責解決該問題。 閱讀全文 跨職能團隊是否真的有效?- 『原來你才是絆腳石』書摘

團隊自省是否能提高顧客滿意度?- 『原來你才是絆腳石』書摘

在某些情況下,工作可能是以「個案」為主(例如零售商店,醫生診所或諮詢櫃檯)而不是專注於專案,因此沒有明確的開始與結束時間,也就沒有工作節奏。因此,定期反思和學習就有些強人所難,且太過死板,員工很容易會有「我們在浪費時間」或「在你們這些蛋頭顧問後,我們決不會做這些蠢事」之類的想法。

敏捷開發或 Scrum 中強調的是持續改善,而持續改善的發生主要是靠團隊的反思或自省。

這一篇哈佛商業評論『再討厭,也要安排自省時間』也提到自省的重要性。Scrum 中甚至規定團隊在每個短衝結束時,要舉辦自省會議(Retrospective)以找出在下個短衝可以改善的工作流程。

但自省會議所花的時間真的值得嗎?要如何衡量它所帶來的效應呢?

以下是在『原來你才是絆腳石:企業敏捷轉型失敗都是因為領導者,你做對了嗎?』一書中,可以用來探索『團隊自省是否能提高顧客滿意度』的一個實驗。


探索22:團隊在規律的節奏中學習和反思,是否能提高顧客滿意度?

背景:在使用敏捷開發的軟體部門,定期舉辦自省會議是很常見的做法。在自省會議中,團隊成員會討論在過去兩三周內,他們從已交付軟體所獲得的成果學到了什麼。他們也從彼此間、與公司其他部門、或與顧客的互動中學習。根據筆者自己的觀察,從事其他工作的部門很少採取這種做法。

在某些情況下,工作可能是以「個案」為主(例如零售商店,醫生診所或諮詢櫃檯)而不是專注於專案,因此沒有明確的開始與結束時間,也就沒有工作節奏。因此,定期反思和學習就有些強人所難,且太過死板,員工很容易會有「我們在浪費時間」或「在你們這些蛋頭顧問後,我們決不會做這些蠢事」之類的想法。 閱讀全文 團隊自省是否能提高顧客滿意度?- 『原來你才是絆腳石』書摘

信任是否可以幫助降低企業成本?- 『原來你才是絆腳石』書摘

差旅費用的申報耗人心神,也傳送出矛盾和另人不舒服的訊息:「雖然我們相信你可以做出許多重要的決定,但我們也認為你可能會欺騙我們。」收到這種訊息令人灰心,而且這樣的流程比起可能節省的成本,花費了更多的金錢和時間來防弊。

人性本善?還是人性本惡?

這個是永遠討論不完的問題,而這觀點也會影響企業中的政策和規定。

與其空口討論,不如直接來做個實驗吧!

以下是在『原來你才是絆腳石:企業敏捷轉型失敗都是因為領導者,你做對了嗎?』一書中,可以用來探索『是否可以利用信任來減少成本』的實驗。


探索2: 信任是否可以減少成本?

背景:另一個過度官僚例子是複雜的差旅費用管控,這個管控是假設員工會企圖欺瞞公司,所以就規定只能住哪類型的旅館,只能吃多少錢的食物等等。 閱讀全文 信任是否可以幫助降低企業成本?- 『原來你才是絆腳石』書摘

原來你才是絆腳石 – 一本給變革領導者的企業敏捷轉型指南

在一年前審閱英文原版時我心中是非常激動的,邊看邊想:『如果能早幾年看到,就可以少走好多冤枉路』。要是本書能翻成中文版,對華文世界的企業一定大有幫助,因為敏捷只是心法,而本書就是補足理論和實踐之間差異的那片拼圖!

從 2014 年在公司內開始導入 Scrum 和敏捷Agile,然後接下來在組織面的種種演變,如建立跨功能的團隊裁撤QA部門、推動自省會議的發生、在團隊中不設組長、薪資公開化、推行團隊自組織、推動雙連結等等,我們的敏捷轉型可以說是摸著石頭過河。一方面是因為大部分的資料都是針對 Scrum 在開發團隊中的應用,偏向技術面或產品面,談企業組織面的資料很少。二來敏捷式組織也是相對新的概念,別說中文了,連英文的資訊都非常有限。

所以在一年前有幸被邀請審閱 Company-wide Agility with Beyond Budgeting, Open Space & Sociocracy: Survive & Thrive on Disruption 一書,在閱讀時我心中是非常激動的,邊看我就邊想:『如果能早幾年看到,就可以少走好多冤枉路』。要是本書能翻成中文版,對華文世界的企業一定大有幫助,因為敏捷只是心法,而本書就是補足理論和實踐之間差異的那片拼圖!

而我的心願終於實現了!!!

『原來你才是絆腳石』一書已經在天瓏網路書店博客來讀冊生活新絲路和各大實體書店與大家見面!

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