十分鐘活用專案管理05 – 九大知識領域 Knowledge Areas

knowledge-tree

專案管理聖經 PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)裡把專案管理相關知識整理成九大領域。剛剛開始看的時候有些複雜嚇到,但是深入看才發現其實很多都是我們平常就在做的事情。很佩服 PMI 可以把這些東西整理的那麼有系統。

這篇文章有點短,只能算是是九大知識領域的目錄吧。

如果今年要環島家族旅遊,人數都是8個人,天數預定一個禮拜,安排了20萬的預算。那要如何套用到各個知識領域呢?

No 知識領域 說明 舉例
1 Integration
整合管理
協調所有的流程,決定輕重緩急。 對預算和旅行計劃取得共識。照計劃旅行,并監控,需要時做修正。
2 Scope
範圍管理
可分為產品範圍和專案範圍,應該包含和不包含哪些東西,讓專案可以剛剛好到達目標。 確認停留的地點和會玩的活動。
3 Time
時間管理
讓專案在指定時間內完成。

定義活動,活動排程,活動時間和資源的估計,控制時程。

確保大家在七天後平安回到家。
4 Cost
成本管理
讓專案在授權的成本內完成。

成本估計、預算與控制。

確保預算保持在二十萬以內。
5 Quality
品質管理
讓產出符合顧客的期待。

經由品質規劃、品質確保、品質控制。

了解大家對行程的期望,管理大家的期望和調整行程符合期望。
6 Human Resource
人力資源管理
讓團隊可以達成專案目標。

藉由人力規劃、取得團隊、提升團隊能力、和管理團隊。

安排開車的人,注意他們精神狀況,如果路不熟提供GPS。
7 Communication
溝通管理
讓對資訊在對的時間到達對的人。

溝通規劃、資訊分發、成效報告、利害關係者管理。

行程通知和確認。每天重複宣佈當天行程。管理大家的期待。
8 Risk
風險管理
提高好事發生的幾率,降低壞事發生的幾率。

風險管理規劃、風險識別、風險分析、風險反應規劃、風險

注意天氣,路況。買旅遊保險。準備建議藥品。
9 Procurement
供應與採購管理
購買或取得團隊沒有的資源。 飯店,導遊,當地腳踏車,餐廳。

常見迷思

1. 一定要照 PMBOK 的流程跑

第一,PMBOK 完整流程是給大專案用的,小專案不需要完整的流程。第二,PMBOK 在每個知識領域都會作個免責聲明:說每個知識領域在現實中會互相重疊和影響,但太詳細了我們不寫,請依據專案情況自行調整服用。我的建議是流程不重要,會抓老鼠的貓就是好貓,先有自己的一套,有遇到需要再加入就好。


十分鐘活用專案管理系列

經由這個系列,在短短十分鐘等泡麵煮開的時間,輕鬆搞懂專案管理的概念和技巧,你會發現專案管理簡單、有趣、又可以應用在實際生活中。

01 – 基礎入門 Projects Management Introduction

02 – 利害關係人 Stakeholders

03 – 組織影響力 Organizational Influences

04 – 五大流程群組 Process Groups

05 – 九大知識領域 Knowledge Areas

06 – 整合管理 Integration Management

07 – 範圍管理 Scope Management

08 – 時間管理 Time Management

09 – 成本管理 Cost Management

10 – 品質管理 Quality Management

11 – 人力資源管理 Human Resource Management

12 – 溝通管理 Communication Management

13 – 風險管理 Risk Management

14 – 採購管理 Procurement Management

15 – 專案管理懶人包

 

圖片來源:

http://blogs.columbian.com/sherri-mcmillan/2014/01/08/achieving-your-goals-and-dream-life-step-seven/

十分鐘活用專案管理04 – 五大流程群組 Process Groups

conscious-leaving

專案管理聖經 PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)中,有包含數十個流程,要一一看過又記得是不可能的而且鬼才會硬背。為了容易理解和記憶,PMBOK把流程分為五個大群組,他們跟專案生命週期有關係。

專案生命週期

專案前期,利害關係者對專案走向的影響大,改動的成本也相對低。而到了後期,利害關係者可以影響的越來越小,改動成本也越來越高。簡單的說就是木已成舟的概念。要注意的是,對專案走向的影響力變小,不代表對專案成敗的影響力變小,不爽的人還是可以輕易的讓專案失敗。

比如說家人決定要去旅遊,旅館行程都安排好也定了,但大姐突然說不是五星級的他不住。而這時要改變的成本就很高了(訂金沒收),而且其他人為了避免損失也會抵制大姐的決定。大姐也只能選擇自己帶星星或不參加。但可能從此就不爽大家,從此不參加家族旅行,變成讓家人聯絡感情的目標就失敗了。

閱讀全文 十分鐘活用專案管理04 – 五大流程群組 Process Groups

十分鐘活用專案管理03 – 組織影響力 Organizational Influences

2015-08-08_141519

隔壁鄰居老陳家跟小林家都安排了今年要環島家族旅遊,兩家的人數都是8個人,天數都預定一個禮拜,也都安排了20萬的預算?他們的行程跟結果會一樣嗎?

在跑專案時,就算團隊經驗能力、時程、預算都差不多,結果也可能天差地遠。而造成差異最主要的原因就是組織的影響。橘逾淮而為枳的故事充分說明周遭環境對事物的影響,而專案的生長環境,就是組織。

閱讀全文 十分鐘活用專案管理03 – 組織影響力 Organizational Influences

十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders

Stakeholders

(English version published on T.8YTES)

之前台大領導學程為了台灣的未來去爬山,跑去群眾募款,結果失敗,我個人覺得除了他們天真無邪白目貪心外,沒做好利害關係人管理也是造成他們失敗的原因。就像很多專案,都是把重要的利害關係人漏掉了或低估他們的影響力。

在這個事件中的主要利害關係人有,有A. 錢滿出來捐給他們的人,還有包含B. 看到但不捐款的人、C. 其他也在為專案募款的人、D. 上不了台大看到是台大就等著丟石頭的人。

一般的募款專案,只要考慮A跟B就夠了,但因為台大的名聲和豐富的資源,掛上台大反而造成C跟D的出現和反彈,而且D的數量在台灣可是絕對多數(沒讀台大的那99%)。

閱讀全文 十分鐘活用專案管理02 – 利害關係人 Stakeholders

十分鐘活用專案管理01 – 基礎入門簡介 Projects Management Introduction

image-for-penguin

(English version published on T.8YTES)

十年前挺熱門的Project Management Professional (PMP) 證照現在越來越少聽人提起了,但看到越來越多的Certified Scrum Master (CSM) 課程,擔心CSM又要像PMP一樣被搞爛了,而且CSM考試又比PMP簡單許多連零頭都不到。希望不要過兩年,市場上又會多一批說的一口好Scrum的Scrum Master了,看起來Teddy說的政府幫倒忙已經在發生中了(嘆)。

閱讀全文 十分鐘活用專案管理01 – 基礎入門簡介 Projects Management Introduction