閉嘴也不錯 – 如何用靜音排序(Mute Mapping)快速估算需求

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今天在玩Toca桑的Scrum Lego Game中,需要預估所有需求(Story)的大小,利用T-Shirt Size方法歸類到XL,L,M,S。而有一個Story是要蓋市長紀念碑,團隊先放到到S,但最後花了一整個Sprint,比其他XL花的時間還多。(都怪某一組拉高了市長的期待,還放跑馬燈,讓我們壓力很大 T_T)

其他Story預估大小也和真正實作的時間差很多。

所以在Retrospective(自省)中有夥伴說:『因為我們沒有玩積木的經驗,所以估計不準。』

我很好奇的問:「大家在現實工作中,都估計的很準嗎?」

有夥伴回:『如果估不準,怎麼報價給客戶?』
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十分鐘活用專案管理13 – 風險管理 Risk Management

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通常我們聽到風險兩個字,都會認為是發生負面或不好的事情。其實在專案管理聖經PMBOK中,風險是個中性的字眼,代表的是不確定性,而不確定性有可能帶來好處跟壞處。專案管理的藝術就是把壞事發生的幾率盡量降低,而把專案好事好事的幾率盡量提高。 繼續閱讀 “十分鐘活用專案管理13 – 風險管理 Risk Management”

十分鐘活用專案管理12 – 溝通管理 Communication Management

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有一個老笑話,有聽過的人至少都坐三望四了。

MSN 沒關的下場(沒聽過MSN的話,就當成是Skype吧)

剛剛MSN沒關…下樓燒個紙錢…
一回來~我妹就跟我說…
哥…剛剛有好幾個人傳來祝你生日快樂耶!!!
接著我妹又說 不過你在燒紙錢……
所以~我都有幫你回他們唷!!!
但是…他們都下線了耶~
我覺得很奇怪 就看了一下記錄
結果……天才我老妹居然給我回

『對不起,我哥已經不在了…
除非我去幫他燒紙錢,不然他沒有辦法
從下面上來跟你們說話……』

溝通是專案中最重要,但最不被重視的事情。有效的溝通可以提前發現問題,避免問題的發生,與讓成員分享資訊獲得學習。在專案管理聖經PMBOK中,溝通是專案經理最繁重的工作,形形色色的溝通會佔掉專案經理大約80%的時間。而在敏捷和Scrum中,溝通的工作是由Scrum 團隊每個成員都要負擔的責任。 繼續閱讀 “十分鐘活用專案管理12 – 溝通管理 Communication Management”

十分鐘活用專案管理11 – 人力資源管理 Human Resource Management

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不怕神一樣的敵人,只怕豬一樣的隊友。

團隊是專案最關鍵的元素,不知道為什麼專案管理聖經PMBOK裡把這一篇放那麼後面。我猜是流程導向的思維,就是要把人的變異性降低最低,讓每個人都變成高可取代性,那人員重要性就不高了。 繼續閱讀 “十分鐘活用專案管理11 – 人力資源管理 Human Resource Management”

十分鐘活用專案管理10 – 品質管理 Quality Management

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情況一:去泰國玩的時候,買了條一百塊的牛仔褲,結果洗完以後變七分褲。

情況二:朋友送了一條無印良品的褲子,穿了一個禮拜以後褲管破洞了。

那一個情況你比較失望?

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十分鐘活用專案管理09 – 成本管理 Cost Management

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終於等到這一天了,女神下禮拜六有空,願意給你機會約會,預算有限,要怎麼讓每一分錢都花在刀口上呢?

專案管理聖經PMBOK中,成本管理是談如何讓專案在被授權的金額內成功完成。不但如此還要考量專案完成後,產出的產品、服務和結果,在使用、維護和支持上的成本,也叫生命週期成本法Life Cycle Costing。比如說,萬一第一次就把女神的胃口養大,以後就的維護費用就高了。

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十分鐘活用專案管理08 – 時間管理 Time Management

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”神啊,請給我多一點時間吧!!!“ 是每個專案經理都會發出哀嚎。

很不幸的,專案管理聖經PMBOK中的時間管理并不會幫我們多生出點時間。

專案時間管理跟一般日常的時間管理有點區別,一般的時間管理講究的是優先順序和輕重緩急,這些在專案中這是由整合管理來處理。而專案中的時間管理,討論的是如何在既定的時間內完成專案,例如找出需要做的活動,將活動排程,管理時程等等。

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十分鐘活用專案管理07 – 範圍管理 Scope Management

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傳統的PM只管專案,不管產品,所以可以學醫生很大聲的說:手術(專案)成功,但是病人(產品)死了,因為產品好不好是產品經理他家的事。而傳統專案經理也不好幹的是,要團隊正式跑專案前瞎掰準備好全部的工作事項。

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十分鐘活用專案管理06 – 整合管理 Integration Management

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很多人都認為專案管理聖經PMBOK是沒辦法直接應用的,我也覺的是如此看書就會了我們這些老骨頭不是要吃西北風嗎。特別是書中流程是分開說明,但實際應用時,流程間有千絲萬縷的關聯性,沒辦法切的很乾淨。

而PMBOK為了讓不同種類的流程有個中心主軸,讓各流程有互相溝通的地方,就有了整合管理這一群組。整合管理也是我在讀PMBOK的時候最痛苦的章節,因為比起其他來說他最抽象所以看不懂可以先跳過

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十分鐘活用專案管理05 – 九大知識領域 Knowledge Areas

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專案管理聖經 PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)裡把專案管理相關知識整理成九大領域。剛剛開始看的時候有些複雜嚇到,但是深入看才發現其實很多都是我們平常就在做的事情。很佩服PMI可以把這些東西整理的那麼有系統。

這篇文章有點短,只能算是是九大知識領域的目錄吧。

如果今年要環島家族旅遊,人數都是8個人,天數預定一個禮拜,安排了20萬的預算。那要如何套用到各個知識領域呢?

No 知識領域 說明 舉例
1 Integration
整合管理
協調所有的流程,決定輕重緩急。 對預算和旅行計劃取得共識。照計劃旅行,并監控,需要時做修正。
2 Scope
範圍管理
可分為產品範圍和專案範圍,應該包含和不包含哪些東西,讓專案可以剛剛好到達目標。 確認停留的地點和會玩的活動。
3 Time
時間管理
讓專案在指定時間內完成。

定義活動,活動排程,活動時間和資源的估計,控制時程。

確保大家在七天後平安回到家。
4 Cost
成本管理
讓專案在授權的成本內完成。

成本估計、預算與控制。

確保預算保持在二十萬以內。
5 Quality
品質管理
讓產出符合顧客的期待。

經由品質規劃、品質確保、品質控制。

了解大家對行程的期望,管理大家的期望和調整行程符合期望。
6 Human Resource
人力資源管理
讓團隊可以達成專案目標。

藉由人力規劃、取得團隊、提升團隊能力、和管理團隊。

安排開車的人,注意他們精神狀況,如果路不熟提供GPS。
7 Communication
溝通管理
讓對資訊在對的時間到達對的人。

溝通規劃、資訊分發、成效報告、利害關係者管理。

行程通知和確認。每天重複宣佈當天行程。管理大家的期待。
8 Risk
風險管理
提高好事發生的幾率,降低壞事發生的幾率。

風險管理規劃、風險識別、風險分析、風險反應規劃、風險

注意天氣,路況。買旅遊保險。準備建議藥品。
9 Procurement
供應與採購管理
購買或取得團隊沒有的資源。 飯店,導遊,當地腳踏車,餐廳。

常見迷思

1. 一定要照PMBOK的流程跑

第一PMBOK完整流程是給大專案用的,小專案不需要完整的流程。第二PMBOK在每個知識領域都會作個免責聲明:說每個知識領域在現實中會互相重疊和影響,但太詳細了我們不寫,請依據專案情況自行調整服用。我的建議是流程不重要,先有自己的一套,有遇到需要再加入就好。

圖片來源:

http://blogs.columbian.com/sherri-mcmillan/2014/01/08/achieving-your-goals-and-dream-life-step-seven/