十分鐘活用專案管理04 – 五大流程群組 Process Groups

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專案管理聖經 PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)中,有包含數十個流程,要一一看過又記得是不可能的而且鬼才會硬背。為了容易理解和記憶,PMBOK把流程分為五個大群組,他們跟專案生命週期有關係。

專案生命週期

專案前期,利害關係者對專案走向的影響大,改動的成本也相對低。而到了後期,利害關係者可以影響的越來越小,改動成本也越來越高。簡單的說就是木已成舟的概念。要注意的是,對專案走向的影響力變小,不代表對專案成敗的影響力變小,不爽的人還是可以輕易的讓專案失敗。

比如說家人決定要去旅遊,旅館行程都安排好也定了,但大姐突然說不是五星級的他不住。而這時要改變的成本就很高了(訂金沒收),而且其他人為了避免損失也會抵制大姐的決定。大姐也只能選擇自己帶星星或不參加。但可能從此就不爽大家,從此不參加家族旅行,變成讓家人聯絡感情的目標就失敗了。

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一個專案可以只是一個階段就完成,而大的專案可能會切成好幾個階段(Phases),通常專案中期的人力和成本是最高的。2015-08-08_234309

每個階段都會重複一次五大流程群組。五大流程分別是啟動、規劃、執行、監控、和結束。每個流程群組包含了數個流程,我建議也不用特別去記,反正知道就好了。這概念有點類似管理循環PDCA2015-08-08_214551

如果用家族旅遊做例子,在五大流程會發生這些事情

No 流程群組 說明 舉例
 1 Initiating
啟動
定義和授權專案。找出Business Case。 大家決定要用10天環島,總預算20萬以內,爸媽部分大家一起均分,其餘各自分擔,由二弟主導專案進行。Buinese Case就是增進大家感情。
 2 Planning
規劃
定義和精煉目標,規劃行動計劃。 二弟依大家意見,考量家中幼老,建議開車慢遊的方式,以東部為主,一個點停留兩個晚上。定出宜蘭、花蓮、台東、台南、台中。目標是大家輕鬆愉快就好。行程7/1號開始。大家開三台車出門。
 3 Executing
執行
整合人力和資源去進行專案。 開到宜蘭後,發現媽媽開車太慢,就小弟換車幫忙開。到了花蓮,小妹不舒服,媽媽陪他在旅館休息。當地旅途變成開兩台車。到台南時發現伴手禮太多裝不下,去郵局宅急便回台北。
 4 Monitoring and Controlling
監控
定期測量和監視進度,掌控專案進行以達成目標。 因為颱風來,行程延期為8/1號。開到台南時大家都有點累了,為安全決定多休息一天,台中改為待一晚。其實監控是隨時隨地都在發生的,依照狀況,改變行動來達成目標。
 5 Closing
結束
讓專案產生的產品、服務或結果被接受,讓專案有秩序的被結束。 大家討論這次旅遊的心得,決定明年旅遊用定點方式比較輕鬆。整理和分配伴手禮,小妹還寫了遊記放部落格。

常用工具

1. 目標設定

有目標才有方向,沒有目標和太多目標就沒辦法凝聚的就共識。目標一定要控制在三個裡面,要列出優先順序,而且要符合SMART原則。很多人會說玩就是目標,但玩可以是為了休息、體驗不同生活、聯絡感情、認識不同的人等等,不同目標會產生不同的行動計劃。

2. Business Case 商業提案

所有的專案都要符合成本效益。專案創造的產品、服務和結果,值得我們投入時間和精力去做嗎?

常見迷思

1. 目標不可以改

只要Sponsor同意,目標是可以改的。當然每改一次目標,讓團隊重新聚焦就要花些時間,這是要注意的。

2. 計劃不可以變

如果我們可以控制颱風不要來,人不要生病,計劃當然可以不變。可惜我們是人不是神,環境狀態變了自然要改計劃,就像風向變了,不調整船帆有可能到達我們的目的地嗎?

但改計劃一定是痛苦的,特別是在那麼多準備工作和流程中,這也是為什麼,在經常變化的環境中會流行用敏捷式專案管理。敏捷式的方法講求用短的迭代,避免花過度時間做一定會改變的計劃。雖然如此,但還是要訂中長期目標當做方向。

圖片來源

http://www.theragblog.com/metro-beverly-baker-moore-doulas-in-austin-have-the-life-cycle-covered/

PMBOK

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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