閉嘴也不錯 – 如何用靜音排序(Mute Mapping)快速估算需求

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今天在玩Toca桑的Scrum Lego Game中,需要預估所有需求(Story)的大小,利用T-Shirt Size方法歸類到XL,L,M,S。而有一個Story是要蓋市長紀念碑,團隊先放到到S,但最後花了一整個Sprint,比其他XL花的時間還多。(都怪某一組拉高了市長的期待,還放跑馬燈,讓我們壓力很大 T_T)

其他Story預估大小也和真正實作的時間差很多。

所以在Retrospective(自省)中有夥伴說:『因為我們沒有玩積木的經驗,所以估計不準。』

我很好奇的問:「大家在現實工作中,都估計的很準嗎?」

有夥伴回:『如果估不準,怎麼報價給客戶?』

我回答:「接專案怎麼估計我不太清楚,我們是跑包月Time & Material的,所以沒有按專案報價的問題。」

心中當時又想起Bas Vodde 的經典回答:【Scrum的確估不準,而用Water Fall就估的準嗎?

現在回想,如接專案的公司,說不定可以靠維持穩定的團隊成員,加上都接一樣技術和商業領域的案子,用經驗法則做出變異性很低的估計。

PS:今年的台北AgileTour實在太精彩了,一年比一年盛大,講師群實力超堅強,內容含金量高,志工們超熱情。謝謝辛苦的主辦單位Agile Tour Taipei和志工,看來明年票開賣時要做機器人搶票了 XD。

面對估計就是不準的現實

這兩天在91 Joey和Toca桑的課程,都提到了估計不可能準,重點是當我們認知到現實和計劃中的落差時,要做些什麼。在敏捷開發中的估算,主要目的是凸顯出團隊成員之間對需求的理解不同,然後藉由溝通更加理解需求,而不是追求準確。(話說聽到『下次要估準一點』,我都很好奇要怎麼準一點,是說要回到未來嗎?還是其實這次故意估不準?)

一個團隊一定會有資深或是影響力特高的成員,而其他成員常會迴避衝突,保留自己的想法。而為了增進溝通,讓每個人都可以表達出自己的想法,敏捷很多用來估計的工具,都有避免少數成員主導的特性,或讓只有實作的人員才能估計。(想到91的金句:【一個需求如果經過好好溝通後,PM還堅持說他兩天就可以做好,那就太好了,為了讓價值最大化,請他來做】

一般最熟知是計劃撲克Planning Poker,這邊Teddy很清楚的說明如何使用計劃撲克估計。而在Agile中預估需求的原則可以參考神啊請讓我估的準一點吧

計劃撲克的優點是可以針對個別Story詳細討論,很適合在Story數量不多時用。但當一個新的專案開始時,Story數量通常會超過十個,甚至上百個。這時候如果用計劃撲克來估計就會非常費時,這時用Mute Mapping(找不到中文翻譯,暫稱為靜音排序)就會又快速又可以建立共識。

在沉默中完成估計

建議先看看靜音排序的實作情況影片,會更容易了解,除了影片中有對談,其他情況都一樣。(影片隱私設定無法embed)

大致的流程是這樣

1. 簡單說明Story

如果需求大家都不了解,由了解需求的人大略解釋還是必須的。建議Timebox每個Story 1-2 分鐘,包含Q&A,只可以釐清需求,不做價值判斷或討論。當Story的優先順序都還不知道時,不需要浪費時間討論,搞不好根本就不會做他。

2. 開始靜音排序

Story隨意散在桌上,由大家依自己想法自行決定排序,放在他認為該在的地方,不可以說話或溝通。原本做法是由大家自行拿取,但在害羞的團隊,可以要求從最資淺的成員開始,每個人都先移動一個Story(先只能一個,要不然會有控制慾很強的人霸佔 XD),不管如何都要動,閉上眼睛放都好。來個兩輪後,大家就會敢按照自己的想法去移動了。如PO或主管可以控制自己待在原地、不動聲色的話,效果尤佳。

至於Timebox 與否可以看情況,我個人是不設限,因為大家沒辦法可以撐很久不說話的,所以都結束的很快。如果有兩個人不同意,一直互相改對方的決定怎麼辦?我的經驗是很快就會有人放棄 =)

依照情況,可以把規則稍做修改。如可以在移動時可以自言自語說改動的原因但不可以對談,或先靜音10分鐘再開放討論,或討論後切回靜音,甚至來回個幾次等等。要用哪一種要看團隊對Story的了解程度和共識建立的狀況。

3. 增加/修改Story

排序後可以開放討論,說不定會有增加或修改Story,這時就回到第一步簡單說明改動有的Story。當然也可以跳過這一步。

4. 結束收工

最後穩定下來的排序就是大家的共識,卡片寫上估計大小後收起來,有人不同意也沒關係,可以等到真的要開工前在慢慢吵 XD。或是放著讓PO來排出優先順序,甚至直接開始做Story Mapping

一分鐘看懂如何用Mute Mapping估計Story大小。 片中是按由小到大排序,工作上可以依團隊情況,用T-Shirt Size,或是Planning Poker數字 Story Point(1,2,3,5,8,13…)分類。

不止估計,還有更多

我很喜歡Mute Mapping的原因是,這工具不止在估計時好用,很多場合和角色都可以應用

開Retro時

請Team各自寫下覺得這Sprint(好/待加強)的事情在便利貼,寫完後貼在墻上。用靜音排序,越上面越(重要/需要改善)。然後最上面的一個或三個當改善目標。或是二分法(Yes 同意/No 不同意),三分法(Yes 同意 / No 不同意 / ? 不確定)等等。

PO排Product Backlog Priority時

請Stakeholder參加會議,用Mute Mapping排出他們認為的優先順序。要注意的是既然是優先順序,就一定要1,2,3,4,5….排下來,強迫排序。如果允許兩個等級〖3〗的出現,一百個等級〖1〗的Story馬上就會出現。另外要特別說明謝謝大家建議,PO會依實際情況再調整。(別忘了,產品搞砸是誰的責任)

所有大小事

只要需要建立共識、大家理解程度差不多的事情,Mute Mapping(或變形版)都是很有效的工具。只要用很短的時間,不但每個人都可以參與,又最小化表達自己意見的阻礙。如要訂哪些零食,中午吃什麼,甚至公司價值觀的凝聚。

題外話,話說有次聽到計劃撲克的發明人James Greening的演講,他提到雖然他發明Planning Poker,但現在他都宣導不要用Planning Poker,直接放在桌上按照數字(1,2,3,5,8,13…)排下去就好了,邊放邊討論節省時間。照他說的,如果估算一定不準,為什麼不少花點時間在估算,多花點時間做其他有意義的事情呢。不過也是要看團隊,有時用Planning Poker幫助溝通還是很有效的。

圖片來源:http://www.explosion.com/wp-content/uploads/2015/07/44422-Be-quiet-dog-funny-animal-pict.jpg

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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