自己來做到死! – 玩授權撲克來學主管如何授權

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【授權的藝術】

有一對剛結婚的夫妻,開始為未來共同的生活作協定。

丈夫率先開口:「以後大事由我決定,小事由妳決定。」

妻子沉思了一會說:「好!不過, 什麼是大事什麼是小事由我決定!」


這故事充分顯示出定義的權力才是真正的權力 XD。

實施敏捷對主管來說,是個非常困難的抉擇,因為敏捷最終的目標就是把主管這職務搞不見😄。如何一邊鼓勵自組織的行為產生(下而上),又一邊推銷敏捷的概念推銷儘快讓改變發酵(上而下),聽起來就是非常矛盾的處境。

而我的感想,矛盾大都是出自於對主管和團隊對權限認知不同,所以掌握授權的藝術,就是主管很重要的功課。

權利給出去、責任留下來

授權(Delegation)是把自己擁有的權限或權利(Authority)給其他人使用,但成敗責任還是保留在自己身上,所以身為主管絕對不可以說:『我授權給他了,搞砸是他的事。』。

Leading Teams 書中提到授權會遇到兩種問題,第一種權限用太少,第二種權限用超過,有點廢話😄

第一種用太少,團隊被授權但沒有去使用,又稱怠職。通常是主管對團隊的能力太樂觀,通常發生在團隊剛剛開始成立的時候。因為主管授權,但團隊又沒有拿起責任,造成這事情沒人管,就容易出錯。這時用慢慢放權的方式比較理想的,確認團隊擁有能力後才授權出去,有限制反而更能幫助團隊成長,因為能讓時間和精力聚焦。

第二種用超過,團隊用沒有被授權的權利,又稱越權。通常是發生在有經驗的團隊,有過成功經驗翅膀硬了,就開始決定自己權限之外的事情。這對組織的影響是風險控制失效,如果成功無所謂,失敗可能就把整個公司拖下水了。最有名的案例是有兩百年歷史的英國霸菱銀行被一個交易員搞垮

授權不是有無、而是多寡

當主管在考慮工作的授權時,不應該問自己『要不要授權?』,而要問自己『要如何授權?』

因為跟自組織一樣,授權不是 0 跟 1 二選一,而是程度多寡的差異。授權撲克(Delegation Poker)就是幫助我們思考『要如何授權?』的一個好工具。

授權撲克是由 Management 3.0 網站發明的一個小遊戲,遊戲的目的是讓互相了解在授權時的考量是什麼,以及授權是有許多方法與層次的。

遊戲方法是:

  1. 準備一副授權撲克(可以下載圖檔自行印出撲克牌)
  2. 找3-7個人一起玩
  3. 每個人手上各拿一組七張的卡片
  4. 每個人想一個需要授權的情境,或是工作上實際遇到的例子
  5. 第一個人先說出需要授權的情境
  6. 每個人暗地裏選擇會用七種方法中的那一種,數一、二、三同一時間兩牌
  7. 除了卡片點數最高的少數派得0點外,其他人都可以獲得卡片上的點數
    1. 如4個人選5點,2個人選6點,6點的就是點數最高的少數派,沒有得分
    2. 如4個人選6點,2個人選5點,5點的就是點數最高的少數派,沒有得分
  8. 由最高點數和最小點數分別說明他們的原因
  9. 當大家討論完後,換下一個人說他的情境,輪到下一個人說出他的情境,回到第6步
  10. 當每個人都說完後,統計點數,點數最高的人贏得一局

一組有七張牌,每張牌代表的意義如下,越下面代表授權越高。為什麼要『點數最高的少數派』不能得分呢?照官網的說明,是因為要盡可能授權,但不要太極端。如果發現大家玩的都比較保守的時候,也可以改為『點數最小的少數派』。

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  1. 說明(Tell):就是這樣,不接受我也沒辦法
  2. 推銷(Sell):我的決定是這樣,希望你能夠接受
  3. 諮詢(Consult):問過你的意見後,我再來決定
  4. 商定(Agree):我們一起決定
  5. 建議(Advice):我會說我的建議,但由你決定
  6. 詢問(Inquire):你決定後,我再來詢問你的考量
  7. 授權(Delegation):全權交給你了

授權越多越好?

有人會問:『主管是不是什麼都要儘量授權呢?』

我的答案是:『在你睡的着覺的情況下儘量授權!

如果某件事授權出去讓你睡不著,代表信心不夠或風險太高,可能要降低授權的範圍、或團隊參與的等級,等風險被控制住、或團隊獲得能力後才增加授權。

我的經驗是,如果主管不想讓團隊自行做決定就直說,更可以建立互信。千萬不用已經有既定的想法了,還故作開明讓團隊決定。如果團隊決策跟預期的不一樣,這時就會陷入兩難,到底要讓團隊做自己討厭的決定,還是要推翻團隊的決定讓自己被討厭 XD。

以下是把在 ICA 課程中學到的參與階梯(Ladder of Involvement)與授權撲克做個整合,僅供參考。

等級 授權團隊 主管的期待 授權撲克
8 負全責
Full Responsibility
你們全權決定,但hold不住記得馬上找我 7.授權、6.詢問
7 有決定權
Decision Making Authority
你們集思廣益一下再做決定 5.建議、6.詢問
6 執行責任
Implementation Responsibility
決定是這樣,你們去把他搞定吧 5.建議、6.詢問
5 對決定方案提供意見
Input Toward Decisions
請對那一個決定比較好,自由的發表你們的想法 3.諮詢、4.商定
4 對執行方式提供意見
Input Toward Implementation
決定是這樣,你們覺得如何把這事情辦好 3.諮詢、4.商定
3 獲取教育
Receiving Education
心甘情願的把事情做好 2.推銷、3.諮詢
2 獲取說帖
Receiving Persuasion
把事情做好,但我希望不要看到臭臉 2.推銷
1 獲取資訊
Receiving Information
把事情做好,你臭臉我也不 Care 1.說明

圖片來源:
http://addcrusher.com/category/featured/page/3/
https://management30.com/product/delegation-poker/

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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