【授權的藝術】
有一對剛結婚的夫妻,開始為未來共同的生活作協定。
丈夫率先開口:「以後大事由我決定,小事由妳決定。」
妻子沉思了一會說:「好!不過, 什麼是大事什麼是小事由我決定!」
這故事充分顯示出定義的權力才是真正的權力 XD。
實施敏捷對主管來說,是個非常困難的抉擇,因為敏捷最終的目標就是把主管這職務搞不見 XD。如何一邊鼓勵自組織的行為產生(下而上),又一邊推銷敏捷的概念推銷儘快讓改變發酵(上而下),聽起來就是非常矛盾的處境。
而我的感想,矛盾大都是出自於對主管和團隊對權限認知不同,所以掌握授權的藝術,就是主管很重要的功課。
權利給出去、責任留下來
授權(Delegation)是把自己擁有的權限或權利(Authority)給其他人使用,但成敗責任還是保留在自己身上,所以身為主管絕對不可以說:『我授權給他了,搞砸是他的事。』。
Leading Teams 書中提到授權會遇到兩種問題,第一種權限用太少,第二種權限用超過,有點廢話 XD。
第一種用太少,團隊被授權但沒有去使用,又稱怠職。通常是主管對團隊的能力太樂觀,通常發生在團隊剛剛開始成立的時候。因為主管授權,但團隊又沒有拿起責任,造成這事情沒人管,就容易出錯。這時用慢慢放權的方式比較理想的,確認團隊擁有能力後才授權出去,有限制反而更能幫助團隊成長,因為能讓時間和精力聚焦。
第二種用超過,團隊用沒有被授權的權利,又稱越權。通常是發生在有經驗的團隊,有過成功經驗翅膀硬了,就開始決定自己權限之外的事情。這對組織的影響是風險控制失效,如果成功無所謂,失敗可能就把整個公司拖下水了。最有名的案例是有兩百年歷史的英國霸菱銀行被一個交易員搞垮。
授權不是有無、而是多寡
當主管在考慮工作的授權時,不應該問自己『要不要授權?』,而要問自己『要如何授權?』
因為跟自組織一樣,授權不是 0 跟 1 二選一,而是程度多寡的差異。授權撲克(Delegation Poker)就是幫助我們思考『要如何授權?』的一個好工具。
授權撲克是由 Management 3.0 網站發明的一個小遊戲,遊戲的目的是讓互相了解在授權時的考量是什麼,以及授權是有許多方法與層次的。
遊戲方法是:
- 準備一副授權撲克(可以下載圖檔自行印出撲克牌)
- 找3-7個人一起玩
- 每個人手上各拿一組七張的卡片
- 每個人想一個需要授權的情境,或是工作上實際遇到的例子
- 第一個人先說出需要授權的情境
- 每個人暗地裏選擇會用七種方法中的那一種,數一、二、三同一時間兩牌
- 除了卡片點數最高的少數派得0點外,其他人都可以獲得卡片上的點數
- 如4個人選5點,2個人選6點,6點的就是點數最高的少數派,沒有得分
- 如4個人選6點,2個人選5點,5點的就是點數最高的少數派,沒有得分
- 由最高點數和最小點數分別說明他們的原因
- 當大家討論完後,換下一個人說他的情境,輪到下一個人說出他的情境,回到第6步
- 當每個人都說完後,統計點數,點數最高的人贏得一局
一組有七張牌,每張牌代表的意義如下,越下面代表授權越高。為什麼要『點數最高的少數派』不能得分呢?照官網的說明,是因為要盡可能授權,但不要太極端。如果發現大家玩的都比較保守的時候,也可以改為『點數最小的少數派』。
- 說明(Tell):就是這樣,不接受我也沒辦法
- 推銷(Sell):我的決定是這樣,希望你能夠接受
- 諮詢(Consult):問過你的意見後,我再來決定
- 商定(Agree):我們一起決定
- 建議(Advice):我會說我的建議,但由你決定
- 詢問(Inquire):你決定後,我再來詢問你的考量
- 授權(Delegation):全權交給你了
授權越多越好?
有人會問:『主管是不是什麼都要儘量授權呢?』
我的答案是:『在你睡的着覺的情況下儘量授權!』
如果某件事授權出去讓你睡不著,代表信心不夠或風險太高,可能要降低授權的範圍、或團隊參與的等級,等風險被控制住、或團隊獲得能力後才增加授權。
我的經驗是,如果主管不想讓團隊自行做決定就直說,更可以建立互信。千萬不用已經有既定的想法了,還故作開明讓團隊決定。如果團隊決策跟預期的不一樣,這時就會陷入兩難,到底要讓團隊做自己討厭的決定,還是要推翻團隊的決定讓自己被討厭 XD。
以下是把在 ICA 課程中學到的參與階梯(Ladder of Involvement)與授權撲克做個整合,僅供參考。
等級 | 授權團隊 | 主管的期待 | 授權撲克 |
8 | 負全責 Full Responsibility |
你們全權決定,但hold不住記得馬上找我 | 7.授權、6.詢問 |
7 | 有決定權 Decision Making Authority |
你們集思廣益一下再做決定 | 5.建議、6.詢問 |
6 | 執行責任 Implementation Responsibility |
決定是這樣,你們去把他搞定吧 | 5.建議、6.詢問 |
5 | 對決定方案提供意見 Input Toward Decisions |
請對那一個決定比較好,自由的發表你們的想法 | 3.諮詢、4.商定 |
4 | 對執行方式提供意見 Input Toward Implementation |
決定是這樣,你們覺得如何把這事情辦好 | 3.諮詢、4.商定 |
3 | 獲取教育 Receiving Education |
心甘情願的把事情做好 | 2.推銷、3.諮詢 |
2 | 獲取說帖 Receiving Persuasion |
把事情做好,但我希望不要看到臭臉 | 2.推銷 |
1 | 獲取資訊 Receiving Information |
把事情做好,你臭臉我也不 Care | 1.說明 |
圖片來源:
http://addcrusher.com/category/featured/page/3/
https://management30.com/product/delegation-poker/