敏捷X引導 – 讓Scrum團隊自組織的具體方法

在開始時跑 Scrum 時就自己腦補,所謂引導就是『引誘+誤導』團隊乖乖按照自己的既定方向走 XD。所以去讀了些心理暗示與影響力的書,在會議前先設想期待的結果,設下陷阱讓團隊講出自己的答案。

大多數時候過程都可以按照自己的劇本發生,而當自己預期的答案沒有出來時,就用誘導式問題(Leading Questions)讓團隊就範,讓自己的答案從團隊成員的嘴巴中說出來。如果爭議太大的議題,就先埋好暗樁,適時的跳出來帶一下風向。

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(English version published on T.8ytes 英文版發表於 T.8ytes)

在我2014年剛剛開始接觸 Scrum 的時候,覺得 ScrumMaster 是個神一般的存在,不但要幫助團隊了解 Scrum 架構與敏捷精神、支持團隊提升技術能力 、教導團隊如何自組織、移除團隊成長的障礙、協助 Product Owner 產出價值最大的化的 Product Backlog、解決組織中影響團隊運行的阻礙,更扯的是他跟團隊是平行單位,完全沒有叫人做事的權力,乾脆找超人還比較容易😄

以上職責要一個人全部做到非常挑戰,但一個個分開個別來看,至少都還看得懂要做些什麼。但其中最令我困惑的是提到 ScrumMaster 要引導團隊的部分,而且還特別強調這部分的重要性,但引導(Facilitate)到底是什麼意思呢?

Scrum 裏高大上的引導

在跑 Scrum 必讀的兩本基礎手冊 Scrum Primer 和 Scrum Guide 中都有提到引導。

Scrum Primer 提到:

ScrumMaster 不跟大家說做些什麼或分配工作 – 他們用引導流程的方式,來支援團隊自組織與自我管理。(the ScrumMaster does not tell people what to do or assign tasks – they facilitate the process, supporting the Team as it organizes and manages itself.)

Scrum Guide 也說 ScrumMaster 的工作之一是:

在需要或被要求時,引導 Scrum 中的活動。(Facilitating Scrum events as requested or needed.)

摸著石頭過河學引導

因為業障重,在開始時跑 Scrum 時就自己腦補,所謂引導就是『引誘+誤導』團隊乖乖按照自己的既定方向走😄。所以去讀了些心理暗示與影響力的書,在會議前先設想期待的結果,設下陷阱讓團隊講出自己的答案。

大多數時候過程都可以按照自己的劇本發生,而當自己預期的答案沒有出來時,就用誘導式問題(Leading Questions)讓團隊就範,讓自己的答案從團隊成員的嘴巴中說出來。如果爭議太大的議題,就先埋好暗樁,適時的跳出來帶一下風向。

在那時想說引導有什麼了不起,不過就是挖洞給人跳嗎!?

在洋洋得意的時候,殊不知自己的做法已經犯了引導的大忌,正在一步步侵蝕團隊信任的基礎。

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引導不是挖洞給人跳

現在回想當時的做法,其實是在操弄團隊的決議。而因為職務或環境總總因素,團隊會假裝做出操弄者想要的結果,但寶寶不說,心裏根本不買單。變成會議上皇城一派和諧,但會議後沒有人想去做的困境。

而我當時認為是方法的問題,所以找了更多的團隊活動,當時參考的資料有引導者的工具箱探索學習的第一本書遊戲人生:有效有趣的破冰遊戲用膠帶進行的遊戲。遊戲是越玩越有趣,但可惜對團隊之後行動沒什麼影響,挫折感也越來越大,完全沒想到這是態度不對所造成的。

就在樓越來越歪的同時,貴人運又救了我一回!在 Facebook 上討論引導時遇到 Steven Mak 提供關於引導課程的資訊,更讓我驚訝的是,這課程還是在台灣開課的!

初遇 ICA – 推廣引導的公益團體

在 Steven 介紹後跟 ICA TaiwanLawrence Philbrook(Larry)會面,了解到 The Institute of Cultural Affairs (ICA) 是個國際性非盈利組織,總部在美國。組織使命是介由方法與價值觀,協助個人、社群、和組織得以真誠和永續的轉變。

一般 ICA 都是在發展落後的地區提供社群發展服務,由大眾捐款和提供企業內訓來募集經費。經過50年在全球協助社群發展的經驗,ICA發展出來一整套引導流程統稱為參與技術 Technology of Participation (ToP)

ToP 提供了整套引導的流程,從問有效的問題、產生團隊共識、建立策略方向、到產出具體行動計畫,每個流程都有獨立的課程,一個課程一般是兩天。很幸運的是 ICA 在台灣每年都會輪播一次九堂 ToP 課程,亞洲其他地方大都沒這種福利,一年只有少數幾堂課程而已。

亂入深度匯談課程

比較可惜的是遇見 Larry 時已經是2015年八月了,而基礎課程都已經在年初開過,要等2016年初才會開。Larry 說最接近的一堂是深度匯談(Dialogue),但是比較沒有架構性,他建議先從比較有結構性的課程開始。但我太心急想快點了解引導了,於是就有了我們團隊第一次奇特的引導課程體驗

在這次深度匯談課程中,總共有20多位同學參加,一半都是專業企業顧問、教練或講師,另一半就是我們亂入的團隊夥伴。讓我很驚訝的是還有國外來參加的同學,而我竟然那麼久都不知道台灣有那麼專業知名的引導課程,真的太汗顏了!

課堂上的體驗對我有很大的衝擊,體認到我自以為的強項:傾聽能力的不足。也見識到引導者如何以中立的角色,協助團隊發揮群體智慧,讓成員建立更深入的關係。而且也學習到引導是要運用團隊的智慧,假如已經有自己定見的決定,就說明原因請團隊執行就好了。

幫助更大的是在給團隊決定前先說好前提,說明團隊討論的結果要如何被使用(可參考不要玩猜心遊戲 – 主管授權時要說清楚的前提),千萬不要以引導之名行操弄之實,人都是很敏感的,會抗拒被操弄,誤用引導反而破壞之間的互信。

在當時我覺得看見如何讓團隊自組織的曙光,這曙光來自於引導補足了 Scrum 框架中缺少的:如何做(How to)

回頭打好引導基礎

看到引導帶來的曙光,也在2016年也很幸運邀請到 Larry 和 Frieda Lin 來公司內訓兩堂基礎 ToP 引導課程:焦點討論法(Focused Conversation,ORID)團隊共創法(Consensus Workshop)。同時我們也邀請到Odd-e 的 Stuart Turner 和 Stanly Lau 協助我們舉辦第一次全公司的開放空間會議,這機會讓我們更加了解和體驗什麼是自組織。

ORID 是我遇過最萬用的工具,像瑞士刀一樣,不管是日常的對談、討論、會議,幾乎適用於每個想要深入對話的情境,學問:100種提問力創造200倍企業力這本書談的就是 ORID。

可惜參加完這兩堂,總覺得『欠一味』。ORID 學到怎麼問問題,Consensus Workshop 學到找出團隊共同的方向,但遇到怎麼去落實總是卡卡的。

與 Larry 和 Frieda 討論過後才了解,原來答案在接下來的兩堂課程中:參與型策略規劃(Participatory Strategic Planning)針對如何按照願景決定出執行方案,彌補從願景到執行的缺口。而轉變行動計畫(Transformative Action Planning)則是幫助具體落實計畫、評估現狀與改善的流程(個人感覺可以套用到 Sprint Planning 上)。

很期待可以在接下來課程中,團隊再度深化引導與 Scrum 架構的整合。( ICA 課程資訊傳送門

從引導反思敏捷

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上圖:Larry, Gail, 淑芳。下圖:Abraham, William, Yves + 藏鏡人 David 拍照

前幾日參與了敏捷圈與引導圈的對談,對談起因是 David 一篇關於引導的文章,加上 Larry 發現到 Scrum 字眼發生越來越頻繁,很好奇這兩者可以擦出什麼火花。

收穫是從不同的觀點看敏捷,或許自己身在其中沒有注意到,也或許引導者都接觸過許多公司,有高度的組織敏感度,聽到從引導圈對 Scrum 的觀察點特別有意思:

『Scrum 架構裏有那麼多的溝通在發生,沒有人可以真正控制事情的進行,主管需要學習其他的領導方式。』

『Scrum 是個非常有效讓事情發生的流程,其中需要許多按部就班去做的紀律。』

『Scrum 框架看起來很簡單,組織會較容易接受與實行這個概念。而 Scrum 改變的不只是流程,要讓許多決定在第一線被處理,會需要組織文化的改變。如果主管沒有認知 Scrum 會帶來文化的改變,他會沒有準備好,而決定停止改變。』

『自組織是個程度問題,領導者的每個決定都會影響團隊的自組織狀態,比如決定說“早安”還是說‘“下午把他搞定”。』

我自己學習到要更常自問:『我需要做這個決定嗎?如果我做的話是不是拿走了某個人自我管理和學習的機會?』

延伸閱讀

Scrum Master 的外功 – 如何引導活動

冒點險讓關係更緊密 – ICA引導技術之深度匯談課程心得

如魔術般的神奇空間 – 公司內舉辦開放空間會議初體驗

圖片來源:
http://www.digitalsaber.com/self-organizing-teams-scrum-master/
http://grabbaggraphics.com/tag/marionettes/

作者: Yves Lin

Trying being agile in the fun way. 喜歡并相信敏捷,期許能帶入一些不同的思維,能讓華語圈不只軟體產業,都可以更敏捷。

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